Shopify Sipariş Etiketinden CRM Kurulum İş Kaydına Geçiş

Depodaki kutuların bulunduğu rafların yanında çalışan iki kişi — Temsili stok fotoğrafı: Centre for Ageing Better / Pexels. Görseldeki kişiler Entegrino müşterisi olarak tanıtılmamaktadır.

Shopify siparişine “kurulum gerekli” etiketi eklenmesi, CRM’de sorumlusu belli bir iş kaydı açıldığı veya kurulumun tamamlandığı anlamına gelmez. Etiket, ilgili siparişi bulmaya yardımcı olur. İşin takibi için siparişe bağlı bir kayıt, sorumlu kişi ve doğrulanmış sonuç gerekir.

Etiket ile iş kaydını ayırın

Shopify etiket belgesi, siparişlere etiket eklenebildiğini ve siparişlerin etiketle filtrelenebildiğini açıklar. Flow etiket ekleme işlemi ise akışı tetikleyen siparişe etiket ekler. Bu işlevler, harici CRM’de bir görevin başarıyla oluştuğunun kanıtı değildir.

Aşağıdaki süreç güvenlik kamerası ve alarm satıcıları için bir operasyon önerisidir. Entegrino’da teknik servis, saha görevi veya hazır Shopify bağlantısı bulunduğu iddia edilmez. Kullanılan CRM ve bağlantının desteklediği işlemler ayrıca doğrulanmalıdır.

Varsayımsal örnek: G-1000 kamera siparişi

G-1000 siparişinde dört kamera ve bir kayıt cihazı satıldığını, müşterinin ayrıca kurulum hizmeti istediğini düşünelim. Siparişe kurulum etiketi eklenir; depo ürünleri hazırlayıp gönderir. Fakat CRM aktarımı başarısız olursa etiketi gören satış ekibi işin planlandığını sanabilir.

Önerilen kontrolde etiketli siparişin yanında CRM iş referansı aranır. Referans yoksa durum “iş kaydı doğrulanmadı” olarak görünür. Böylece ürün teslimatı tamamlanmış olsa bile kurulum talebi görünmez hale gelmez. Etiket, tek başına randevu veya tamamlanma bildirimi olarak kullanılmaz.

Siparişten işe geçişte tutulacak bilgiler

Sipariş kimliği: Mağaza ve sipariş referansı birlikte tutulur.
İş kapsamı: Talebin hangi ürün satırları ve adetlerle ilgili olduğu belirlenir.
CRM referansı: Oluşan işin kimliği siparişe geri bağlanır.
Sorumlu ve durum: İnceleme, müşteriyle görüşme, planlama ve sonuç aşamaları ayrılır.
Son doğrulama: Bağlantının hangi tarihte hangi sonucu aldığı izlenir.

Bu liste bir API alan şeması değildir. Alan adları ve panel adımları kullanılan ürünlere göre değişebilir. Teknik eşleştirme yapılırken gerçek sistem belgeleri ve test sonuçları esas alınmalıdır.

Tekrar gelen etiketten ikinci iş üretmeyin

Bir çalışan etiketi kaldırıp yeniden ekleyebilir veya aynı sipariş güncellemesi bağlantıya tekrar ulaşabilir. Bu durumda yalnızca etiketin varlığına bakarak yeni iş açmak, müşteriye iki ayrı ekip tarafından ulaşılmasına neden olabilir.

İşletme, aynı sipariş ve aynı hizmet kapsamı için mevcut açık işi kontrol eden bir kural belirlemelidir. Gerçekten ek hizmet talep edildiyse yeni işin gerekçesi önceki kayıttan ayrılır. Tekrarlanan veri aktarımı ile yeni müşteri talebi aynı olay sayılmaz.

Ürün değişirse iş kapsamını yeniden kontrol edin

G-1000 siparişindeki kamera adedi dörtten ikiye düşerse eski CRM kaydı dört cihaz için kalabilir. Değişen satırlar, iş sorumlusunun görebileceği şekilde karşılaştırılmalıdır. Tamamlanmış işi sessizce yeniden açmak yerine değişikliğin etkisi incelenir ve gerekli takip kaydı oluşturulur.

Teslimat adresi ile hizmetin uygulanacağı adresin aynı olduğu da varsayılmamalıdır. Müşteri ürünleri merkez ofise, kurulumu başka bir konuma isteyebilir. Adres değişiklikleri için Shopify teslimat adresi ve depo kontrolü rehberindeki kayıt karşılaştırması yaklaşımını kullanabilirsiniz.

Etiketi ne zaman kaldırmalı?

Etiketin kaldırılması işin kapatılmasını sağlayan tek kanıt olmamalıdır. Önce CRM’deki sonuç, ilgili sipariş ve hizmet kapsamıyla eşleştirilir. İş tamamlanmadıysa bekleme nedeni ve sonraki sorumlu kayıtlı kalır. Sonuç doğrulandıktan sonra işletmenin etiketleme kuralı uygulanır.

Günlük kontrolde iki liste karşılaştırılabilir: kurulum etiketi taşıyan siparişler ve bu siparişlere bağlı açık işler. Etiketi olup iş referansı olmayan kayıtlar ile işi açık olduğu halde takip listesinden çıkan siparişler ayrı incelenir.