Bakkal ve küçük marketlerde sağlıklı takip için stok hareketi, satış ve tahsilat ayrı kaydedilmelidir. Veresiye satış ürünü raftan çıkarır fakat kasaya para getirmez. Eski veresiye borcunun ödenmesi ise kasaya para getirir fakat yeni satış değildir. Gün sonundaki farkları anlamanın ilk adımı bu ayrımdır.

İkinci önemli konu koli ile adet ilişkisidir. Tedarikçiden koliyle alınan bir ürün rafta adetle satılıyorsa, alış kaydı yanlış birimle yapılınca stok ekranı daha ilk gün gerçek durumdan uzaklaşabilir.

Koliyle alıp adetle satarken kayıt nasıl tutulur?

Ürün kartında barkod, satış birimi, alış birimi ve dönüşüm miktarı bulunsun. İçinde 24 şişe bulunan bir içeceğin üç kolisini teslim aldıysanız stok girişi 72 şişedir. Koli içeriği değiştiğinde eski dönüşümü kullanmayın; tedarikçi ürün kodunu ve ambalaj bilgisini kontrol edin.

Aynı ürünün farklı gramajlarını tek kartta toplamayın. İade, bozulma veya kırılma nedeniyle raftan kaldırılan ürünler için de ayrı hareket açın. Böylece sayım farkının satıştan mı, eksik teslimden mi yoksa kayıttan düşülmemiş kayıptan mı kaynaklandığını araştırabilirsiniz.

Veresiye defterini işlem geçmişine dönüştürün

Her müşteriye tek kayıt açın; aynı kişinin farklı lakaplarla iki hesapta izlenmesini önleyin. Her satırda tarih, işlem açıklaması, borç artışı, tahsilat ve kalan bakiye olsun. Müşteri eski borcunun bir kısmını ödediğinde toplam borcu elle değiştirmek yerine tahsilat satırı ekleyin.

Örneğin 900 TL borcu bulunan müşterinin 250 TL yeni alışveriş yaptığını ve ardından 600 TL ödediğini varsayalım. Yeni bakiye 900 + 250 − 600 = 550 TL’dir. Bu basit hareket geçmişi, ay sonunda “borç neden bu tutarda?” sorusuna cevap verir.

Gün sonu kasası: açıklamalı örnek

Tutarlar varsayımsaldır ve vergi hesabı içermez. Sabah kasada 1.000 TL olduğunu; gün içinde 3.200 TL nakit satış, 600 TL eski borç tahsilatı ve kasadan 800 TL tedarikçi ödemesi yapıldığını düşünelim.

Beklenen kapanış nakdi = 1.000 + 3.200 + 600 − 800 = 4.000 TL. Aynı gün yapılan 2.500 TL kartlı satış bu nakit hesabına eklenmez. Kart işlemleri, bankaya aktarılacak tutarla ayrıca karşılaştırılır. Komisyon ve aktarım zamanları fark yaratabileceğinden POS toplamını doğrudan banka bakiyesi sanmayın.

Her akşam uygulanabilecek kontrol listesi

• Nakit sayımını beklenen kasa tutarıyla karşılaştırın.
• Kart işlemlerini POS raporuyla kontrol edin.
• Veresiye satışları ve eski borç tahsilatlarını ayırın.
• Bozulan, iade edilen veya kırılan ürünleri kayda alın.
• En hızlı satılan ürünlerde raf ve depo miktarını kontrol edin.
• Tedarikçi teslimatı ile alış belgesindeki adetleri eşleştirin.

Son kullanma tarihi yaklaşan ürünlerde aynı barkod altında farklı partiler bulunabilir. Bu nedenle fiziksel raf düzeninde tarihi daha yakın ürünü öne almak, bilgisayardaki toplam adedi bilmek kadar önemlidir.

Entegrino’yu hangi ihtiyaçla değerlendirmelisiniz?

Fiziksel satışın yanında internetten de sipariş alıyorsanız Entegrino’nun çok kanallı satış yaklaşımını inceleyin. Görüşmede koli-adet dönüşümünü, kullandığınız satış donanımını ve veresiye tahsilat senaryonuzu özellikle test ettirin. Her ön muhasebe çözümünün tüm perakende cihazlarıyla aynı şekilde çalıştığını varsaymayın.

Sık sorulan sorular

Veresiye tahsilatı neden günlük satışa eklenmemeli?

Satış daha önce kaydedilmiş olabilir. Eski borç tahsilatını yeniden satış saymak, satış raporunu gereksiz yere büyütür.

Stok sayımı yalnızca yıl sonunda mı yapılmalı?

İşletme kontrolü için hızlı dönen veya sık fark veren ürünleri daha sık sayabilirsiniz. Küçük ürün gruplarıyla yapılan düzenli kontrol, hatayı erken yakalamaya yardımcı olur.

Fatura ve fiş düzeni nasıl belirlenir?

İşletmenin durumuna uygun belge düzeni için güncel GİB kaynaklarını ve mali müşavirinizin değerlendirmesini esas alın.