e-Faturada Aynı Sipariş Numarasını Kanallara Göre Ayırma

Ofiste bilgisayar ve evraklar üzerinde birlikte çalışan iki kişi — Temsili stok fotoğrafı: Pavel Danilyuk / Pexels. Görseldeki kişiler Entegrino müşterisi olarak tanıtılmamaktadır.

Farklı satış kanallarında aynı sipariş numarası kullanılabiliyorsa e-Fatura eşleştirmesini yalnızca bu numarayla yapmayın. Kanal, mağaza veya hesap ve kaynak sipariş kimliğini birlikte değerlendirin. Belgenin benzersiz kimliğini de bu satış kaydına bağlayın. Böylece bir kanaldaki faturanın diğer kanaldaki müşterinin siparişine taşınmasını önleyebilirsiniz.

Numara aynı, satış farklı olabilir

Medikal ve hasta bakım malzemeleri satan bir işletme hem kendi mağazasından hem kurumsal sipariş kanalından satış alabilir. İki sistemin numaralandırması birbirinden bağımsızsa aynı görünen numara iki ayrı satışı temsil edebilir. Aynı gün ve aynı tutar olması da bu satışları aynı kayıt yapmaz.

Turkcell e-Şirket geliştirici kılavuzu, localReferenceId alanını muhasebe veya ERP kaydı ile fatura arasında eşleştirme amacıyla açıklar. Bu açıklama, tek başına yazılan herhangi bir sipariş numarasının bütün kanallarda benzersiz olduğunu veya alanın her mükerrer isteği otomatik engellediğini söylemez. Kullanılan entegratörün güncel kuralları ayrıca kontrol edilmelidir.

Varsayımsal örnek: iki ayrı 1140 siparişi

İşletmenin internet mağazasında 1140 numaralı sipariş, A müşterisinin üç adet bakım ürünü alımı olsun. Kurumsal kanaldaki 1140 ise B müşterisinin iki adet destek ürünü alımı olsun. Bunlar ürün kullanım önerisi değil, yalnızca veri eşleştirme örnekleridir. Aktarım tablosunda anahtar olarak sadece “1140” tutulursa ikinci kayıt ilkini güncelleyebilir veya faturalandı sanılarak atlanabilir.

Yerel takipte MAĞAZA-A/1140 ve KURUMSAL-B/1140 gibi ayırt edici gösterimler kullanılabilir. Bu biçim bir işletme tasarım örneğidir; sağlayıcının zorunlu referans formatı değildir. Alan uzunluğu, izin verilen karakterler ve hesap kapsamı teknik ekipçe doğrulanmadan dış sisteme aynen gönderilmemelidir.

Eşleştirme tablosu nasıl kurulmalı?

Kaynak kanal: Siparişin hangi sistemden geldiği.
Kaynak hesap: Aynı sistemde birden fazla mağaza varsa ilgili hesap.
Kaynak sipariş kimliği: Ekranda görünen numarayla birlikte sistemin sunduğu kalıcı kimlik.
Yerel satış kaydı: İşletmenin sipariş veya muhasebe kaydı.
Belge ilişkisi: İlgili fatura numarası, belge kimliği ve kontrol sonucu.

Belge ilişkisini tek bir metin alanına sıkıştırmayın. Bir satışa birden fazla belge bağlanması gereken işletme senaryolarında hangi belgenin neyi temsil ettiği açık olmalıdır. Bu yazı kaç belge düzenleneceğine ilişkin mevzuat kuralı belirlemez; onaylanmış belge akışındaki kimliklerin karışmasını önlemeye odaklanır.

Aktarım öncesi dört kontrol

Çakışmaları bulun: Aynı görünen sipariş numarasının farklı kanal veya hesaplarda geçip geçmediğini listeleyin. Kayıtları otomatik birleştirmeyin.
Alıcıyı karşılaştırın: Yerel satışın alıcı bilgileriyle seçilen belgenin alıcısının aynı işleme ait olduğunu doğrulayın. Sadece müşteri adına güvenmeyin.
Satırları doğrulayın: Ürün, adet ve toplamı kaynak siparişle karşılaştırın. Tutarlı bir toplam yanlış müşteriye ait olabilir.
Sonucu doğru kayda yazın: Belge kimliğini kanal ve hesap bilgisiyle birlikte saklayın; diğer 1140 kaydını değiştirmeyin.

Yeniden denemede anahtarı değiştirmeyin

Aynı satışın aktarımı tekrarlandığında yeni bir rastgele yerel kimlik üretmek, önceki belgeyle bağın kopmasına yol açabilir. Önce mevcut ilişkiyi araştırın. Buna karşılık başka kanaldaki aynı numarayı “zaten işlendi” sayıp atlamayın. Tekrar deneme ile başka bir satışın ilk aktarımı birbirinden ayrılmalıdır.

Kontrol için iki farklı kanalda 1140 numaralı deneme kaydı oluşturun. Birini aktardıktan sonra diğerinin işlenmemiş kaldığını doğrulayın. İlkini yeniden sorguladığınızda da ikinci müşterinin belgesinin gelmediğini kontrol edin. Hata raporunda kanal ve hesap görünmüyorsa operatör sorunu yalnızca numaradan ayırt edemez.

CRM ve müşteri iletişimini de eşleştirin

Fatura bağlantısı müşteriye iletilmeden önce CRM kaydının aynı satışa ait olduğunu doğrulayın. Yanlış bağlantı bulunursa paylaşımı durdurun ve ilişkiyi inceleyin. İki belge oluşmuş olabileceğinden şüpheleniyorsanız mükerrer belge kontrolü rehberini kullanın. Entegrino için hazır kanal anahtarı veya otomatik çakışma çözümü vaat edilmez.