e-Fatura Entegrasyonunda Gece Yarısı Tarih Kaymasını Önleyin

Ofiste bilgisayar ve evraklar üzerinde birlikte çalışan iki kişi — Temsili stok fotoğrafı: Pavel Danilyuk / Pexels. Görseldeki kişiler Entegrino müşterisi olarak tanıtılmamaktadır.

Gece yarısına yakın siparişlerde belge tarihini, zaman damgasının ilk on karakterini alarak üretmeyin. Önce kaynağın saat dilimini ve alanın anlamını belirleyin. Sipariş zamanı, ödeme zamanı ve fatura düzenleme tarihi aynı bilgi değildir; birini diğerine otomatik kopyalamak gün kaymasına yol açabilir.

Tarih alanı ile zaman damgasını ayırın

Turkcell e-Şirket resmi e-Fatura/e-Arşiv API belgesindeki fatura oluşturma örneğinde generalInfoModel.issueDate alanı yıl-ay-gün biçiminde gösterilir. Bu örnek, siparişin oluşturulma anının otomatik olarak fatura tarihi yapılması gerektiğini söylemez. Kullanılan sağlayıcının alan tanımını ve işletmenin onaylı belge düzenleme akışını birlikte kontrol edin.

Tarih alanı yalnızca bir takvim gününü ifade ederken zaman damgası saat ve saat dilimi bilgisi taşıyabilir. Tarihi bir saat değerine dönüştürüp sonra başka saat diliminde yeniden biçimlendirmek, başlangıçta doğru olan günü de değiştirebilir. Bu nedenle her alanın dönüşüm kuralı açıkça tanımlanmalıdır.

Varsayımsal örnek: M-1340 medikal sarf siparişi

Bir medikal sarf satıcısına 1 Kasım saat 00.15’te, +03.00 saat diliminde bir sipariş geldiğini varsayalım. Aynı an UTC olarak 31 Ekim 21.15’tir. Kaynak sistem UTC zaman damgası veriyorsa bu metnin tarih bölümünü doğrudan almak 31 Ekim sonucunu üretir.

Burada iki ayrı sipariş veya iki ayrı olay yoktur. Aynı an farklı saat dilimleriyle gösterilmektedir. Buna rağmen aktarım işi UTC tarihini “yerel sipariş günü” diye kaydederse günlük sipariş raporu ile CRM geçmişi farklı günlerde kayıt gösterebilir. Aynı yanlış eşleştirme belge tarihine de taşınmamalıdır.

Bu örnek faturanın hangi gün düzenlenmesi gerektiğine ilişkin hukuki bir öneri değildir. Amaç, işletmenin belirlediği doğru belge tarihinin teknik dönüşüm sırasında değiştirilmesini önlemektir. Belge düzenleme zamanı ve mevzuata ilişkin kararlar ayrıca değerlendirilmelidir.

Aktarım öncesi beş kontrol

Kaynak alanı adlandırın: Sipariş oluşturulma, ödeme onayı veya belge düzenleme zamanı mı taşınıyor? Benzer isimli alanları tek tarih altında birleştirmeyin.
Saat dilimini kaydedin: Kaynak UTC mi, açık ofset mi, yoksa saat dilimi belirtilmeyen yerel değer mi veriyor? Belirsiz değeri tahminle dönüştürmeyin.
Hedef alanı tanıyın: Hedef yalnızca tarih mi, tam zaman damgası mı bekliyor? Sağlayıcı belgesinden doğrulayın.
Dönüşümü tek yerde uygulayın: Aynı kaydı iki ayrı bileşenin tekrar tekrar yerel saate çevirmesini önleyin. Ham değer ve dönüştürülmüş değer izlenebilir olsun.
Gönderim öncesi karşılaştırın: Onaylı belge tarihi ile gönderilecek tarih aynı mı? Fark varsa işlemi incelemeye ayırın.

Gece yarısı testi nasıl yapılır?

Test ortamında 23.55 ve 00.15 gibi sınır saatlerini kapsayan örnekler hazırlayın. Ay sonu ve yıl sonu geçişlerini de ekleyin. Her örnekte ham zaman, beklenen yerel zaman, seçilen belge tarihi ve gönderilen değer yan yana görülsün.

Varsayımsal dört testten üçü doğru, biri yanlışsa başarı oranının yüksek olması yeterli değildir. Hatalı sınır koşulunu belirleyip düzeltin; ardından aynı örnekleri yeniden çalıştırın. Sağlayıcının kabul yanıtı vermesi de işletmenin yanlış tarih eşleştirmesini tek başına yakalayacağı anlamına gelmez.

CRM ve muhasebe ekibine aynı açıklamayı verin

Destek kaydına sipariş referansını, ham zaman damgasını, saat dilimini ve beklenen değeri ekleyin. “Fatura bir gün geri gitti” ifadesi tek başına hangi aşamanın hatalı olduğunu göstermez. Önce sorunun rapor filtresinde mi, aktarımda mı, belge verisinde mi olduğunu ayırın.

Yayımlanmış elektronik belgeyi elle değiştirerek veya yeniden oluşturarak teknik sorunu örtmeyin. Hata mevcut belgeye yansımışsa uygulanacak işlem sağlayıcı ve ilgili muhasebe sorumlusu ile ayrıca belirlenmelidir. Genel doğrulama hataları için e-Fatura doğrulama hatasında kaynak kayıt kontrolü rehberini inceleyebilirsiniz.