e-Fatura ekranında “gönderildi” yazmasıyla yetinmeyin: belgeye bağlı zarfın güncel durumunu, sorgu zamanını ve hata açıklamasını birlikte kontrol edin. Sonuç belirsizken yeni fatura oluşturmak yerine mevcut belgenin izini sürün. Böylece müşteriyle görüşen ekip ile e-belge işlemini yürüten ekip aynı kaydı konuşur.

Bu rehber, kurumsal müşterilere yazılım lisansı ve dijital eğitim paketi satan işletmelerin gönderim sonrası takibi için hazırlanmıştır. Lisansın müşteriye açılması, faturanın teknik iletimi ve ödemenin alınması ayrı iş adımlarıdır. Birinin tamamlanması diğerlerinin de tamamlandığı anlamına gelmez.

1200 ile 1300 arasındaki fark nedir?

GİB’in yayımladığı Sistem Yanıtı Şema Yapısı kılavuzuna göre sistem yanıtı, gönderilen zarfın durumunu bildirir. Merkezde 1200 kodu zarfın kontrollerden geçtiğini; 1220 hedef sistem yanıtının beklendiğini; 1300 ise sürecin başarıyla tamamlandığını ifade eder. Bu nedenle 1200 ile 1300 aynı aşama değildir. Kaynak: GİB Sistem Yanıtı Şema Yapısı, bölüm 4.

Bu teknik durum bilgisinden müşterinin faturayı ekranda açtığı veya ödemeyi yaptığı sonucu çıkarılmamalıdır. İşletme kontrol tablosunda “teknik iletim”, “müşteri geri bildirimi” ve “tahsilat” için ayrı sütunlar kullanın.

Kontrolü hangi bilgilerle başlatmalısınız?

• Belge referansı: Fatura numarası ve faturanın ETTN bilgisini kaydedin.
• İletim referansı: Belgenin hangi zarfla gönderildiğini belirleyin; fatura ve zarf kimliğini birbirine karıştırmayın.
• Alıcı kaydı: İlgili şirketin VKN/TCKN ve kullanılan alıcı bilgilerini doğrulayın.
• Güncel sonuç: Durum kodunu, açıklamasını ve son sorgulama zamanını birlikte alın.
• Sorumlu kişi: Takibi kimin sürdüreceğini ve destek kaydının numarasını yazın.

Yalnızca ekran görüntüsüyle çalışmak yerine aranabilir referansları da saklayın. Destek ekibi farklı tarihlerde alınmış iki ekran görüntüsünü aynı anın sonucu sanmamalıdır. Paylaşımda işlemle ilgisi olmayan müşteri bilgilerini eklemeyin.

Varsayımsal örnek: lisans teslim edildi, belge durumu belirsiz

Bir yazılım işletmesinin bir şirket için 25 kullanıcı lisansı açtığını varsayalım. Satış ekibi hizmeti teslim edildi olarak işaretlemiş, muhasebe ekibi faturayı göndermiştir. Müşteri ise “faturayı göremiyorum” diye destek talebi açar.

Destek kaydında ilk adım yeni fatura kesmek değildir. İlgili sipariş ile fatura numarası eşleştirilir; ardından aynı faturanın zarf referansı ve güncel durumu araştırılır. Panelde eski bir sonuç görünüyorsa entegratörden güncel sorgu istenir. Müşterinin hangi şirket hesabını ve hangi belge listesini kontrol ettiği de netleştirilir.

Bu örnekte lisans teslimini geri almak veya cari hesaba ikinci bir satış eklemek, tek başına görüntüleme sorununu çözmez. Önce teknik iletimde mi, müşteri ekranındaki erişimde mi, yoksa yanlış belge aranmasında mı sorun bulunduğu ayrılmalıdır. Her adımın sonucu aynı destek kaydına yazılır.

Bekleyen sonuçla hata sonucunu ayırın

GİB kılavuzu, 1220 durumundaki bir zarfta yer alan faturanın yeni zarfla tekrar gönderilmesinde 1163 mükerrer kayıt hatası oluşabileceğini açıklar. Dolayısıyla bekleyen bir sonuç için gelişigüzel yeniden gönderim denemek uygun bir çözüm değildir. Duruma özgü işlemi entegratörün destek ekibiyle mevcut belge üzerinden belirleyin.

Panelde bir hata görünüyorsa sadece “başarısız” notu bırakmayın. Kod, açıklama, ilk görülme zamanı ve yapılan son işlem birlikte kayıtlı olsun. Hata çözülünce güncel sonucu tekrar kontrol edin; destek talebinin kapanmasıyla fatura takibinin tamamlandığını otomatik varsaymayın.

Entegratöre iletilecek kısa destek talebi

Aşağıdaki metni kendi işlem bilgilerinizle doldurabilirsiniz:

“Belirtilen fatura numarası ve ETTN için gönderim sonucu kontrolü istiyoruz. Zarf referansı: […]. Son sorgu zamanı: […]. Görünen kod ve açıklama: […]. Alıcı belgeyi göremediğini bildiriyor. Güncel zarf sonucunu, hatanın bulunduğu aşamayı ve mevcut belge için uygulanması gereken işlemi teyit eder misiniz?”

Yanıt geldiğinde yalnızca sözlü açıklamayı değil, doğrulanan referansı ve kontrol zamanını da kaydedin. Belgeye daha sonra erişmek için e-Fatura arşivi ve eksik kayıt kontrol rehberinden yararlanabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

PDF dosyasını müşteriye göndermek kontrolü tamamlar mı?

PDF paylaşımını teknik iletim kaydıyla aynı işlem saymayın. İlgili e-Faturanın durum takibini ayrıca tamamlayın.

Müşteri göremiyorsa faturayı iptal etmeli miyim?

Görüntüleme şikâyetinden tek başına iptal kararı çıkarmayın. Önce doğru belgeyi ve iletim sonucunu bulun; iptal gerekip gerekmediği ayrı değerlendirilir.

Her gün aynı listeyi elle kontrol etmek zorunda mıyım?

Kullandığınız hizmetin durum sorgulama ve raporlama seçeneklerini doğrulayın. Otomasyon varsa bile sonucu belirsiz kayıtlar için sorumlu kişi ve takip listesi belirleyin.

Kaynak kontrolü: 16 Ekim 2026. GİB’in güncel kılavuzlar sayfasında bağlantı verilen Sistem Yanıtı Şema Yapısı v1.5 esas alınmıştır. Örnek ve iş akışı editoryal öneridir; Entegrino için doğrulanmamış özellik vaadi içermez.