e-Fatura ile Sipariş Tutarı Neden Uyuşmaz? Gönderim Öncesi Kontrol

Ofiste dizüstü bilgisayar ve belgeler üzerinde birlikte çalışan iki kişi — Temsili stok fotoğrafı: Pavel Danilyuk / Pexels. Görseldeki kişiler Entegrino müşterisi olarak tanıtılmamaktadır.

e-Fatura taslağı ile sipariş tutarı uyuşmadığında önce aynı kapsamı karşılaştırdığınızdan emin olun; ardından miktar, birim fiyat, indirim, kargo ve vergi alanlarını sırayla inceleyin. Bankaya geçen net tutarı doğrudan satış toplamı sanmak veya indirimi iki kez uygulamak, entegrasyon kontrolünde yanlış sonuca götürebilir.

Bu rehber, elektronik belge gönderilmeden önce taslak ve kaynak siparişin karşılaştırılmasına odaklanır. Örnek olarak otomotiv aksesuarı satan bir işletme kullanılmıştır. Yöntem bir yazılım özelliği vaadi değil, satış ve muhasebe ekiplerinin birlikte uygulayabileceği kontrol akışıdır.

Önce hangi tutarları karşılaştırdığınızı belirleyin

Sipariş ekranında ürün ara toplamı, indirimli toplam, müşteriden alınan ödeme ve kanaldan işletmeye aktarılan net tutar ayrı değerler olabilir. Kontrol tablosunda “toplam” başlığı yerine değerin neyi içerdiğini yazın. Vergi dahil ve hariç tutarları aynı sütunda karşılaştırmayın.

GİB’in güncel 509 sayılı Tebliği’nin IV.1.3 bölümünde e-Faturada mal veya işin türü, miktarı, fiyatı ve tutarı ile vergi türü, oranı ve tutarının bulunması gerektiği belirtilir. Bu nedenle yalnızca son toplamın eşitliğine bakmak yeterli bir içerik kontrolü değildir. Kaynak: GİB 509 sayılı Tebliğ, IV.1.3.

Beş alanı aynı sırayla inceleyin

Miktar: Sipariş satırındaki adet ile taslaktaki adedi karşılaştırın. Set, çift, kutu ve tekli satış ayrımını kontrol edin.
Birim fiyat: Aktarılan fiyatın indirim öncesi mi sonrası mı olduğunu belirleyin. Kaynak verideki vergi dahil/hariç bilgisini koruyun.
İndirim: Satır indirimi ile sipariş genelindeki indirimi ayırın. Aynı indirim birim fiyata yansıtılmışsa ayrıca tekrar düşülüp düşülmediğine bakın.
Kargo ve ek bedeller: Müşteriye yansıtılan bedelin aktarımda atlanıp atlanmadığını inceleyin. İşletmenin taşıyıcıya ödediği maliyetle karıştırmayın.
Vergi ve yuvarlama: İlgili alanların eşleşmesini ve hesaplamanın hangi aşamada yuvarlandığını kontrol edin. Farkı kapatmak için vergi oranını değiştirmeyin.

Kupon veya kampanyanın hangi tarafça karşılandığı da açıklığa kavuşmalıdır. Platformun desteklediği bir kampanyayı satıcı indirimi gibi yorumlayarak otomatik işlem yapmayın. Ticari kayıt ve belge senaryosunu doğruladıktan sonra alan eşleştirmesini değerlendirin.

Varsayımsal örnek: 50 TL fark nereden geliyor?

Bir aksesuar siparişinde vergi dahil ürün toplamının 1.000 TL, satıcının uyguladığı indirimin 100 TL ve müşteriye yansıtılan teslimat bedelinin 50 TL olduğunu varsayalım. Başka işlem veya bedel olmadığında sipariş ekranındaki karşılaştırma toplamı 1.000 − 100 + 50 = 950 TL olur.

Fatura taslağı 900 TL gösteriyorsa ilk araştırılacak alan teslimat bedelidir. Taslak 850 TL gösteriyorsa fark yalnızca teslimat bedeliyle açıklanamaz; indirim veya başka bir aktarım alanını da incelemek gerekir. Bu örnek farkın izini sürmek içindir; ürünün vergi oranını veya teslimat bedelinin belgedeki vergisel uygulamasını belirlemez.

İşletmeye yapılan ödeme 920 TL görünüyorsa 950 TL’lik kaydı doğrudan 920 TL’ye indirmeyin. Ödeme raporunda kesinti, mahsup veya başka hareket bulunup bulunmadığını ayrı inceleyin. Sayısal fark, tek başına faturanın hatalı olduğunu göstermez.

Farkı düzeltirken kaynak kaydı koruyun

Kontrol kaydında sipariş numarasını, taslak referansını, fark tutarını ve hatanın bulunduğu alanı saklayın. Örneğin “50 TL teslimat bedeli kaynakta var, aktarım dosyasında yok” açıklaması, “toplam yanlış” notundan daha kullanışlıdır.

Düzeltme sonrasında aynı örneği yeniden karşılaştırın. Yalnızca PDF görünümünü elle değiştirerek kaynak aktarım sorununu çözmüş saymayın. Sonraki siparişlerde de doğru verinin gelmesi için alan eşleştirmesini veya hesaplama adımını düzeltmek gerekir. Gönderilmiş belgelerde ise taslak düzenleme yaklaşımını kullanmayın; belgenin durumuna uygun işlem ayrıca değerlendirilmelidir.

Toplu gönderimden önce kısa kontrol listesi

Sipariş ve taslak aynı müşteri, para birimi ve satış kapsamını mı gösteriyor?
Ürünler, varyantlar, satış birimleri ve miktarlar eşleşiyor mu?
İndirim yalnızca beklenen yerde ve miktarda mı uygulanıyor?
Kargo veya ek bedel, kaynak kayda uygun biçimde aktarılmış mı?
Vergi ve yuvarlama alanlarındaki farkın nedeni açıklanmış mı?
Aynı sipariş için daha önce oluşturulmuş belge veya taslak var mı?

Kontrolün sonucunu belge referansıyla saklamak, sonradan inceleme yapmayı kolaylaştırır. Erişim düzeni için e-Fatura arşivi kontrol rehberine de bakabilirsiniz.