WooCommerce Stokta Olmayan Ürün Siparişinde Tedarik ve Sevkiyat Kontrolü

Depodaki kutuların bulunduğu rafların yanında çalışan iki kişi — Temsili stok fotoğrafı: Centre for Ageing Better / Pexels. Görseldeki kişiler Entegrino müşterisi olarak tanıtılmamaktadır.

WooCommerce’de stokta olmayan ürün için sipariş kabul edilmesi, ürünün tedarikçiden kesin olarak geleceğini göstermez. Sipariş aktarımında mevcut stoktan karşılanacak miktarı, tedarik bekleyen miktarı ve müşteriye bildirilen teslimat bilgisini ayrı tutun. Depo yalnızca gerçekten sevke hazır adet üzerinden hazırlık yapmalıdır.

Backorder ayarı neyi belirler?

WooCommerce resmî ürün API belgesinde stok yönetimi açıkken stokta olmayan ürün siparişlerine izin veren backorders alanı açıklanır. Seçenekler no, notify ve yes olarak listelenir; stok durumu alanında da onbackorder bulunur. Bunlar mağazanın ürün ve stok davranışını anlatan alanlardır. Kaynak: WooCommerce ürün özellikleri.

Bu ayarlardan işletmenin satın alma siparişinin açıldığı, tedarikçinin ürünü ayırdığı veya kesin teslim tarihi verdiği sonucu çıkarılmamalıdır. Aşağıdaki akış, bu boşluğu kapatmak için önerilen operasyon düzenidir; WooCommerce çekirdeğinde otomatik tedarikçi yönetimi bulunduğu iddiası değildir.

Hırdavat siparişinde ölçü ve ambalaj ayrımı

Hırdavat satışında benzer görünen iki matkap ucu farklı çapta olabilir. Bir tedarikçinin koli içi adedi de mağazada satılan birimle aynı olmayabilir. Bekleyen ürünü satın almaya aktarırken yalnızca ürün adını göndermek yerine stok kodu, ölçü, sipariş birimi ve gerekli adedi birlikte iletin.

Muadil ürün bulunması halinde ilk siparişin ürün kodunu sessizce değiştirmeyin. Müşterinin istediği ürün, önerilen alternatif ve verilen karar ayrı kayıtlarda görünmelidir. Bu yazı ürün seçimi veya kullanım güvenliği hakkında teknik tavsiye vermez.

Varsayımsal örnek: H-860 siparişindeki beş adet

Müşteri aynı stok kodundan beş adet sipariş versin. Diğer siparişlere ayrılan miktarlar çıkarıldıktan sonra kullanılabilir fiziksel stok iki adet olsun. İşletmenin siparişe ayırdığı iki adet hazır, kalan üç adet tedarik bekliyor olarak izlenebilir. Bu örnekte yeni giriş veya başka tahsis olmadığı varsayılır.

Tedarikçi üç adedin tamamını doğrulamadıkça siparişe “beşi de hazır” bilgisi yazılmamalıdır. Yalnızca iki adet ek ürün teyit edildiyse bir adet hâlâ teyitsizdir. Tedarikçi teyidi de fiziksel mal kabulünün yerine geçmez: ürün depoya geldiğinde kod ve miktar yeniden kontrol edilir.

Siparişten tedarike altı adımlı akış

İhtiyacı ayırın: Sipariş kalemi bazında istenen, mevcut stoktan ayrılan ve eksik miktarı kaydedin.
Tedarik talebi oluşturun: Eksik miktarı ilgili sipariş kalemine bağlayın; aynı ürün için başka siparişlerin ihtiyacını da görünür tutun.
Teyidi kaydedin: Tedarikçinin doğruladığı miktar, tahmini geliş bilgisi, teyit tarihi ve sorumlu kişi bulunsun.
Müşteri kararını alın: Birlikte gönderim veya uygun olduğunda ayrı gönderim tercihini ve bildirilen bilgiyi kaydedin. Teyitsiz tarihi kesin teslim sözüne çevirmeyin.
Mal kabulünü kontrol edin: Gelen miktarı doğru ürün ve bekleyen siparişlerle eşleştirin. Tedarikçi teyit listesini otomatik olarak fiziksel stok saymayın.
Sevkiyatı kapatın: Gönderilen miktarı düşüp kalan ihtiyacı açık tutun; siparişin tamamının gönderildiğini yalnızca kayıtlar bunu destekliyorsa işaretleyin.

Depo ve CRM aynı ayrıntıyı görebilmeli

Depoya “beş adet sipariş” bilgisi tek başına gönderilirse çalışan rafta bulunmayan üç adedi arayabilir. Hazırlık listesinde o gönderimde çıkacak adet açık olmalıdır. CRM kaydı ise müşteriye en son hangi miktar ve tarih bilgisinin iletildiğini göstermelidir.

WooCommerce ürün ayarları rehberindeki backorder stok bildirimi, ilgili stok yönetimi ve ürün izni koşullarıyla çalışır. Bu bildirimin varlığı müşteriye teslim tarihi verildiğini kanıtlamaz. Resmî ürün ayarları rehberini kontrol ederek kullanılan bildirim ile işletmenin müşteri iletişim kaydını ayrı değerlendirin.

Entegrasyon kabul kontrol listesi

Beş adetlik örnekte iki hazır, üç bekleyen miktar kaybolmadan aktarılıyor mu?
Kısmi tedarik teyidi, kalan teyitsiz adedi görünür bırakıyor mu?
Mal kabulünden önce teyitli miktar sevke hazır gösteriliyor mu? Gösteriliyorsa süreç düzeltilmeli.
İki ayrı müşteri siparişi aynı gelen stoğa yanlışlıkla tahsis ediliyor mu?
Depo listesiyle müşteri destek yanıtı aynı gönderim kararını gösteriyor mu?

Belge hazırlığında da sipariş, tahsilat ve sevkiyat kayıtlarının aynı olay olmadığını dikkate alın. Durum eşleştirmesi için WooCommerce sipariş durumu ve fatura entegrasyonu yazısı tamamlayıcıdır. Burada belge düzenleme zamanı veya vergi kuralı önerilmez.

Sık sorulan sorular

Stokta olmayan ürün siparişi tedarikçiye otomatik sipariş verir mi?

Backorder izninden böyle bir sonuç çıkarılamaz. Kullanılan ek yazılım ve bağlantının satın alma davranışı ayrıca doğrulanmalıdır.

Hazır iki adedi hemen göndermeli miyim?

Gönderim tercihi, müşteriye verilen bilgi ve işletmenin süreçleriyle belirlenmelidir. Kayıtta hangi adedin şimdi, hangisinin sonra gönderileceği açık olmalıdır.