Terzilerde sipariş takibi, müşterinin istediği işi, prova ve teslim tarihlerini, anlaşılan bedeli ve tahsilatları tek sipariş numarası altında birleştirerek yapılır. Böylece askıda bekleyen bir kıyafetin yalnızca kime ait olduğu değil, hangi aşamada bulunduğu ve ne kadar ödemesi kaldığı da görülebilir.

Bir pantolon paçası ile kişiye özel ceket aynı takip düzenine ihtiyaç duymaz. Tadilatta işlem ve teslim zamanı öne çıkarken özel dikimde ölçü, kumaş, prova ve değişiklik onayı önem kazanır. Bu nedenle önce hizmetlerinizi “tadilat”, “özel dikim” ve varsa “hazır ürün satışı” olarak ayırın.

Sipariş kartında hangi bilgiler olmalı?

Her iş için tek bir kayıt açın. Müşteri adı, ulaşılabilecek telefon, teslim alınan parça sayısı, yapılacak işlem, sipariş tarihi, prova zamanı, hedef teslim günü, fiyat ve ödeme durumu temel alanlardır. Kumaşı müşterinin getirdiği işlerde bunu ayrıca belirtin. Aksesuar veya kumaşın atölyeden sağlanması, malzeme takibini de gerekli kılar.

Ölçü değişikliklerini eski bilginin üzerine yazmak yerine tarihli notlarla saklayın. “Kol kısalacak” gibi belirsiz bir ifade yerine, müşteriyle kararlaştırılan işlemi açıkça yazın. Teslim sırasında tartışma yaratan konuların çoğu, işin başlangıç kapsamının yeterince net olmamasından doğar.

Kapora ile kalan ödemeyi nasıl ayırırsınız?

Aşağıdaki örnek yalnızca sipariş ve tahsilat takibini göstermek için hazırlanmıştır; vergi hesabı değildir. Bir takım elbise işi için anlaşılmış toplam bedelin 6.000 TL, başlangıçta alınan tutarın 2.000 TL olduğunu varsayalım. Kalan ödeme 4.000 TL’dir. Müşteri ek bir değişikliği 500 TL karşılığında onaylarsa sipariş toplamı 6.500 TL, kalan ödeme 4.500 TL olur.

Bu hesapta ilk tahsilatı tekrar satış gibi kaydetmeyin. Tahsilat hareketi ile işin bedeli farklı bilgilerdir. Sipariş ekranında “ödendi” kutusu yerine tutar ve tarih tutulması, parçalı ödemelerde daha anlaşılır sonuç verir.

Atölye için günlük kontrol düzeni

1. Sabah, bugün provası veya teslimi bulunan işleri listeleyin.
2. Eksik kumaş ve aksesuarı olan işleri ayrı işaretleyin.
3. Müşterinin onayladığı değişiklikleri iş kartına ekleyin.
4. Teslimde parça sayısını, son kontrolü ve kalan tahsilatı karşılaştırın.
5. Gün sonunda kasaya giren tutarları siparişlerdeki tahsilatlarla eşleştirin.

Haftalık değerlendirmede yalnızca toplam satışa bakmayın. Zamanında teslim edilen iş oranını ve planlanandan fazla prova gerektiren işleri de izleyin. Örneğin fiyatı benzer iki siparişten biri üç kat fazla emek alıyorsa sonraki teklifinizde işlem kapsamını ve işçilik planını gözden geçirin.

Faturalama ve Entegrino bağlantısı

Belge düzenini işletmenizin mükellefiyetine göre belirleyin; güncel başvuru ve uygulama kaynakları GİB e-Belge sitesindedir. Entegrino’nun e-Fatura çözümünü değerlendirirken bir tadilat ve bir özel dikim siparişinizle örnek akış isteyin. Ölçü veya prova yönetiminin ayrıca desteklenip desteklenmediğini kontrol edin.

Sık sorulan sorular

Defterle başlayabilir miyim?

Evet. Aynı sipariş numarasını iş kartında ve ödeme kaydında kullanmanız, sonradan dijital sisteme geçişi kolaylaştırır. Açık iş sayısı arttıkça filtrelenebilir kayıtlar daha kullanışlı olur.

Kapora alınan iş tamamlanmış sayılır mı?

Operasyon takibinde hayır. “İş aşaması” ve “ödeme durumu” ayrı tutulmalıdır. Kaporası alınmış bir iş hâlâ prova bekliyor olabilir.

Fiyat değişikliği nasıl kaydedilir?

Eski bedeli silmeden değişiklik nedenini, ek tutarı ve müşteri onayını kaydedin. Böylece teslimde son fiyatın nasıl oluştuğu açıklanabilir.