Pet shoplara toptan satış yapan işletmelerde cari hesap takibi, her müşterinin fatura, tahsilat, iade ve vade bilgisini ayrı hareketler hâlinde izlemeyi gerektirir. Toplam alacağı bilmek yetmez; bu alacağın ne zaman ödeneceği ve hangi siparişten doğduğu da görünmelidir.

Mama, kum ve aksesuarın aynı siparişte bulunması miktar kontrolünü karmaşıklaştırabilir. Bir kalem çuvalla, biri koliyle, diğeri adetle takip ediliyorsa önce ürün birimlerini netleştirin. Aynı markanın farklı gramajları da birbirinden ayrı ürünlerdir.

Müşteri kartı ve sipariş koşullarını netleştirin

Müşteri kartında ticari unvan, fatura bilgileri, teslim adresi ve tahsilat iletişim kişisi bulunmalıdır. Tek firmanın birden fazla şubesi varsa teslim şubesi ile borcun izlendiği ticari hesabı karıştırmayın. Bir şubenin siparişini başka şubenin tahsilatı kapatıyorsa eşleştirme açıkça görünmelidir.

Vade koşulunu sipariş kabulünde kaydedin. “Ay sonunda öder” gibi yorum gerektiren notlar yerine kararlaştırılmış ödeme tarihini kullanın. Farklı siparişlere farklı vadeler veriliyorsa müşteri kartındaki tek varsayılan değer yeterli olmayabilir.

Kısmi teslimatı borçla karıştırmayın

Yirmi çuval mama siparişinin on ikisi bugün, sekizi gelecek hafta sevk edilebilir. Siparişin tamamını “teslim edildi” yapmak, müşterinin eksik ürün itirazını görünmez bırakır. Belgelendirme ve tahsilatın hangi teslimatla ilişkili olduğu kayıtta yer alsın.

Ürün iadesi olduğunda fiziksel teslim alma, miktar kontrolü ve cari hesaba yansıtma aşamalarını ayrı takip edin. Paketin depoya gelmesi, tüm ticari ve belge işlemlerinin otomatik tamamlandığı anlamına gelmez.

Cari bakiye için örnek hesap

Aşağıdaki tutarlar varsayımsal ticari hareketlerdir. Bir müşterinin önceki bakiyesi 15.000 TL olsun. Yeni belgelenmiş satışla 12.000 TL borç doğduğunu, 10.000 TL tahsilat alındığını ve kontrolü tamamlanan 2.000 TL iadenin hesaba yansıtıldığını düşünelim.

Yeni bakiye = 15.000 + 12.000 − 10.000 − 2.000 = 15.000 TL. Bakiye başlangıçla aynı olsa da hesabın içeriği değişmiştir. Eski borcun hangi kısmının kapandığı ve yeni borcun ne zaman ödeneceği bilinmeden sağlıklı vade yorumu yapılamaz.

Tahsilatı tek bir toplama düşmek yerine ilgili açık hareketlere bağlayın. Kısmi ödeme varsa kalan tutarı aynı hareket üzerinde izleyin. Böylece müşteriye gönderilecek mutabakat dökümü yalnızca sonuç rakamını değil, sonuca giden işlemleri gösterir.

Haftalık tahsilat listesini hazırlayın

• Vadesi geçen ve henüz vadesi gelmeyen alacakları ayırın.
• İade veya teslimat itirazı bulunan tutarları işaretleyin.
• Müşteriyle kararlaştırılan yeni ödeme tarihini not edin.
• Banka hareketlerini ilgili tahsilatlarla eşleştirin.
• Ödemesi tamamlanan işlemleri açık alacak listesinden çıkarın.

Mama stoklarında parti ve son kullanma tarihi, sevk edilecek ürünün seçimini etkiler. Bu bilgileri yalnızca toplam stok rakamının arkasında bırakmayın; depo çıkışı sırasında fiziksel kontrol yapın.

Entegrino ile hangi akış test edilmeli?

Entegrino’yu değerlendirirken bir müşterinin iki şubesi, parçalı siparişi ve kısmi tahsilatıyla örnek isteyin. Fatura akışının müşteri ve sipariş kayıtlarıyla nasıl ilişkilendiğini inceleyin. Fotoğraftaki depo sektörü temsilen kullanılmıştır; belirli bir pet shop işletmesini göstermez.

Sık sorulan sorular

Bakiye sıfırsa tüm siparişler tamamlanmış mıdır?

Hayır. Ödeme tamamlanmış olsa bile teslim edilecek ürün kalabilir. Borç ve teslimat durumu ayrı izlenmelidir.

Şubeler için ayrı hesap açmak gerekir mi?

Ticari yapı ve çalışma biçimine göre karar verin. Önemli olan teslim adresi ile borcun ait olduğu hesabın açıkça eşleşmesidir.

Toplam alacak neden yeterli değil?

Aynı toplam içinde gecikmiş, henüz vadesi gelmemiş veya itirazlı tutarlar bulunabilir. Her biri farklı takip gerektirir.