e-Fatura listesinde iki satır görmek, iki ayrı fatura düzenlendiğini tek başına kanıtlamaz. Önce her satırın kaynak sistemini, belge numarasını, ETTN bilgisini ve ilgili siparişini karşılaştırın. Sonucu anlamadan yeni fatura oluşturmak veya kayıtlardan birini silmek incelemeyi zorlaştırabilir.

Bu rehber, e-Fatura entegrasyonu kullanan işletmelerin destek ve muhasebe ekipleri için bir ön inceleme akışıdır. İptal, itiraz veya iade işlemi önermez; belgenin hukuki sonucunu belirlemez. Amaç, destek talebini doğru belge ve doğru iş olayı üzerinden açmaktır.

İşlem kaydı ile belge kimliğini ayırın

Bir yazılımda görünen satır numarası o uygulamanın kayıt kimliği olabilir. Aynı belgenin başka sistemde farklı bir satır numarasıyla bulunması olağandır. Bu nedenle yalnızca ekran kayıt numaralarını karşılaştırmak yeterli değildir.

GİB e-Fatura Portalı Kullanım Kılavuzu, ETTN alanını “Evrensel Tekil Tanımlama Numarası” olarak tanımlar ve faturanın tekliğini sağlayan numara olduğunu açıklar. Burada yalnızca bu kimlik tanımı esas alınmıştır; kılavuzun eski ekran adımları güncel panel tarifi olarak kullanılmamaktadır. Kaynak: GİB e-Fatura Portalı Kullanım Kılavuzu, bölüm 4.1.

İnceleme tablosunda uygulama kayıt numarası, fatura numarası ve ETTN için ayrı sütun açın. Kaynak sistemdeki belgeyi de kontrol edin; yalnızca aktarılan listenin doğru olduğunu varsaymayın. Alanların hangi belgeyi temsil ettiği belirsizse entegrasyon sorumlusundan açıklama isteyin.

Pet shop toptan siparişinde örnek olay

Bir pet shop tedarikçisinin aynı müşteriye 12 koli mama gönderdiğini varsayalım. Sipariş için oluşturulan faturanın muhasebe ekranında sabah bir, öğleden sonra ikinci kez görünmesi üzerine çalışan “ikinci fatura kesildi” diye düşünebilir.

Ancak öğleden sonraki satır, önceki belgenin tekrar aktarılmış kaydı da olabilir. İki satırın aynı ETTN ve aynı belge içeriğine bağlandığı doğrulanırsa önce kayıt çoğalması araştırılır. Farklı belge kimlikleri görülürse de hemen mükerrer sonucuna varılmaz: ayrı sipariş, farklı sevkiyat kapsamı veya başka bir işlem bulunup bulunmadığı incelenir.

Bu senaryo varsayımsaldır. Gerçek olayda koli adedi, ürün satırları, müşteri ve sevkiyat bağlantısı birlikte kontrol edilmelidir. Aynı müşteriye aynı gün aynı tutarda iki satış yapılmış olması mümkündür; tutar eşitliği tek başına karar ölçütü değildir.

Karşılaştırma tablosunda bulunması gerekenler

Yeni işlem başlatmadan önce beş adım

1. Kapsamı daraltın: Şüpheli siparişi ve iki kayıt kimliğini not edin. Tüm şirketin belge akışını durdurmak yerine ilgili işlemin yeniden tetiklenmesini kontrollü biçimde ele alın.
2. Kaynak belgeleri bulun: Görüntü ve belge kimliklerini yetkili sistemden kontrol edin. Ekran çıktısıyla kaynak kayıt farklıysa bunu ayrı bulgu olarak yazın.
3. Ticari olayı eşleştirin: Sipariş, ürün satırları ve sevkiyat kaydı aynı kapsamı mı gösteriyor? Koli ve adet birimlerinin karışmadığını doğrulayın.
4. Teknik izi inceleyin: Zaman aşımı, elle tekrar deneme veya iki uygulamanın aynı olayı işlemesi ihtimallerini kayıtlarla araştırın; bunları kesin neden olarak sunmayın.
5. Sonucu sorumlu ekibe aktarın: Kayıt çoğalması için teknik inceleme; ayrı belgelerin ticari anlamı ve gerekiyorsa sonraki belge işlemi için muhasebe değerlendirmesi isteyin.

Bir satırı ekrandan kaldırmak, kaynak belgenin durumunu açıklamaz. İnceleme tamamlanana kadar orijinal kayıtları ve işlem geçmişini koruyun. Destek talebine yalnızca gerekli bilgileri ekleyin; parola veya API anahtarı paylaşmayın.

Tekrar deneme tasarımında kontrol sorusu

Entegrasyon ekibine şu soruyu sorun: “Yanıt alınamadığında sistem önce önceki işlemin sonucunu mu sorguluyor, yoksa yeni belge oluşturma isteği mi başlatıyor?” Yanıt, kullanılan servis ve sağlayıcının sözleşmesine göre doğrulanmalıdır. Burada bütün sağlayıcılarda çalışan tek bir API davranışı varsayılmıyor.

Belgenin iletim sonucu da belirsizse e-Fatura gönderim ve zarf durumu kontrol rehberini inceleyin. İletim durumu ile liste ekranındaki satır sayısı farklı sorulara cevap verir.

Sık sorulan sorular

Aynı tutar iki kez görünüyorsa biri silinmeli mi?

Hayır. Önce belge kimliklerini ve ticari olayları karşılaştırın. Tutar benzerliği kayıt veya belge silmek için yeterli değildir.

Aynı ETTN görünmesi bütün sorunu çözer mi?

Kaynak belgeyle eşleşmesi önemli bir bulgudur; aktarımın doğru alanı gösterdiği ve içeriklerin tutarlı olduğu da doğrulanmalıdır.

İki ayrı belge bulunursa otomatik iptal yapılmalı mı?

Bu kontrol listesi böyle bir karar vermez. Belgelerin kapsamı ve mevcut durumu muhasebe sorumlusuyla değerlendirilmelidir.

Kaynak kontrol tarihi: 17 Ekim 2026. İş akışı editoryal öneridir. Fotoğraf temsili depo ortamıdır; Entegrino müşterisi göstermez.