WooCommerce Havalesinde Aynı Tutarlı Siparişleri Eşleştirme

Ofiste bilgisayar ve evraklar üzerinde birlikte çalışan iki kişi — Temsili stok fotoğrafı: Pavel Danilyuk / Pexels. Görseldeki kişiler Entegrino müşterisi olarak tanıtılmamaktadır.

WooCommerce havale siparişini yalnızca tutarı eşleştiği için ödendi olarak işaretlemeyin. Banka hesabına ulaşan işlemi, sipariş referansını ve daha önce yapılmış eşleştirmeleri birlikte kontrol edin. Aynı bedelle satılan iki kamera setinde tek bir havale, iki siparişin de ödemesi sayılamaz.

WooCommerce havalede neyi doğrular?

WooCommerce Direct Bank Transfer belgesi, bu yöntemde ödeme işleminin mağaza dışında ve manuel gerçekleştiğini açıklar. Sipariş On hold durumuna alınır; işletmenin gelen parayı banka hesabından doğrulaması gerekir. Bu rehber standart yöntemi esas alır. Kurulu ek ödeme veya banka bağlantısının davranışı ayrıca incelenmelidir.

Sipariş ekranında havale seçilmiş olması, paranın hesaba geçtiğinin kanıtı değildir. Müşterinin paylaştığı dekont da doğru siparişle eşleştirme işini tek başına bitirmez. Kontrol, işletmenin yetkili kişinin eriştiği banka kaydına ve sipariş bilgilerine dayanmalıdır.

Varsayımsal örnek: G-1200 ve G-1201 kamera setleri

İki müşterinin ayrı ayrı 8.400 TL tutarında kamera seti sipariş ettiğini varsayalım. G-1200 ve G-1201 farklı teslimat adreslerine gidecek olsun. Banka hesabında bir adet 8.400 TL giriş görülüyor. Sadece tutar üzerinden otomatik eşleştirme yapılırsa iki siparişten yanlış olanı hazırlığa geçebilir; aynı işlem ikinci kez kullanılırsa ikisi de ödenmiş görünebilir.

Beklenen tahsilat toplamı 16.800 TL, doğrulanmış banka girişi 8.400 TL’dir. Fark 8.400 TL olsa da hangi müşterinin açık kaldığını bu hesap söylemez. Önce işlem referansının hangi siparişle ilişkili olduğunu doğrulamak gerekir. Buradaki fiyatlar ve kayıtlar yalnızca örnektir.

Eşleştirme kaydında tutulacak bilgiler

Mağaza ve sipariş kimliği.
Havale girişinin işlem referansı, tarihi, tutarı ve para birimi.
Açıklamadaki sipariş referansı ve gerektiğinde doğrulanan müşteri ilişkisi.
İşlemin başka siparişe daha önce bağlanıp bağlanmadığı.
Kontrolü yapan kişi, kontrol zamanı ve sonuç.

Gönderen adı müşteriden farklıysa kaydı hemen reddetmek veya rastgele bir siparişe bağlamak yerine açıklama isteyin. Örneğin şirket adına sipariş veren yetkilinin kişisel hesabından ödeme yapılmış olabilir. İsim benzerliği de tek başına eşleştirme kanıtı sayılmamalıdır. Müşteri iletişiminde başka kişilerin banka bilgilerini paylaşmayın.

Kısmi ve birleşik ödemeyi ayrı işleyin

G-1200 için önce 5.000 TL, ardından 3.400 TL geldiğini varsayalım. İki banka referansı aynı siparişle ilişkilendirilebilir; toplamın 8.400 TL olması ve her işlemin doğrulanması gerekir. İlk 5.000 TL’yi tam ödeme gibi kabul etmek bakiye takibini bozar.

Tersine, bir müşteri iki sipariş için tek havale göndermiş olabilir. Bu durumda tutarın hangi siparişlere nasıl dağıtıldığı açıkça kayıtlı olmalıdır. Tek banka hareketinin tamamını her siparişe ayrı ayrı yazmayın. Fazla, eksik veya açıklaması belirsiz ödeme için işletmenin yetkili inceleme sürecini kullanın; otomatik karar vermeyin.

Depo ve CRM aktarımı için iş akışı

Girişi doğrulayın: Banka kaydındaki işlemin gerçekleştiğini yetkili kişi kontrol etsin.
Siparişi bulun: Referans ve müşteri ilişkisini doğrulayın; tutarı yardımcı kontrol olarak kullanın.
Tekrarı engelleyin: Aynı işlemin önceki eşleştirmelerini inceleyin.
Bakiyeyi hesaplayın: Siparişe bağlı doğrulanmış ödemeleri ve açık tutarı görünür tutun.
Operasyona aktarın: Onay sonucunu sipariş, CRM ve depo kayıtlarında aynı referansla izleyin.

Kamera setinde ödeme tamamlanmış olsa bile cihaz adedi, kablo ve aksesuar içeriği ayrıca kontrol edilir. Sevkiyat ile varsa kurulum planı ayrı işlerdir. Sipariş etiketinden otomatik kurulum işi üretirken tekrar kontrolü için sipariş ile kurulum iş kaydını ayırma rehberi tamamlayıcıdır; oradaki platform örneği farklıdır.