e-Fatura Satırında Alıcı ve Üretici Ürün Kodu Eşleştirmesi

Ofiste bilgisayar ve evraklar üzerinde birlikte çalışan iki kişi — Temsili stok fotoğrafı: Pavel Danilyuk / Pexels. Görseldeki kişiler Entegrino müşterisi olarak tanıtılmamaktadır.

e-Fatura satırına ürün kodu aktarırken kodun kime ait olduğunu koruyun. Sizin stok kodunuz, müşterinizin satın alma kodu ve üreticinin ürün kodu aynı alan gibi kullanılmamalıdır. Alıcıya özel bir kodu yalnızca ürün üzerinden eşleştirmek, başka müşterinin faturasına yanlış referans taşınmasına neden olabilir.

Üç kodun görevi farklıdır

Turkcell e-Şirket’in resmî yeni fatura rehberi, satır ek bilgilerinde Satır Ürün Kodu, Alıcı Ürün Kodu ve Üretici Ürün Kodu alanlarını ayrı sayar. Bu, ilgili sağlayıcının ekranında bulunan bir ayrımdır; her bağlantının bu alanları otomatik doldurduğu anlamına gelmez.

İşletme içi stok kodu sizin kayıt düzeninizi, alıcı kodu müşterinin kendi sistemindeki referansı, üretici kodu ise üretici tarafındaki tanımı temsil eder. Alan eşleştirme belgesinde yalnızca “ürün kodu” yazmak yerine hangi kaynaktan hangi hedefe aktarım yapıldığını açıkça belirtin.

Yedek parçada benzer açıklama yeterli değildir

Yedek parça toptancısı aynı ürün ailesinde farklı ölçü veya bağlantı tipleri satabilir. Müşterinin satın alma listesinde kısa bir açıklama bulunması, doğru parçayı belirlemeye yetmeyebilir. Sipariş satırını onaylanmış ürün kaydıyla ilişkilendirin; faturaya kod aktarırken bu ilişkiyi koruyun.

Üretici kodunu yalnızca müşteri açıklamasına bakarak tahmin etmeyin. Kaynak katalog veya onaylı ürün kaydı yoksa eksikliği incelemeye ayırın. Bu rehber parçanın araca teknik uygunluğunu değerlendirmez; sipariş ve belge arasındaki referans tutarlılığına odaklanır.

Varsayımsal örnek: Aynı ürün, iki alıcı kodu

Satıcının P-870 kodlu ürünü için üretici referansı M-45 olsun. A müşterisi bu ürünü kendi sisteminde A-110, B müşterisi ise B-225 olarak tanımlasın. A müşterisinin siparişi faturaya aktarılırken alıcı kodu A-110 olmalıdır; B müşterisinin kaydındaki B-225 aynı fiziksel ürüne bağlı olsa bile bu işlem için doğru referans değildir.

Eşleştirme tablosunu yalnızca P-870 anahtarıyla kurarsanız son kaydedilen müşteri kodu diğerini ezebilir. Önerilen düzende müşteri kimliği ve satıcı ürün kimliği birlikte kullanılır. Müşterinin farklı şubeleri ayrı kod düzeni kullanıyorsa kapsam ayrıca netleştirilir; aynı unvan görülmesi otomatik birleştirme gerekçesi sayılmaz.

Siparişten taslağa kontrol akışı

Alıcıyı belirleyin: Siparişin hangi müşteri kaydına ait olduğunu doğrulayın.
Ürünü seçin: Satırın onaylı stok kartını bulun; serbest açıklamadan kod üretmeyin.
Kodları ayırın: Satıcı, alıcı ve üretici referanslarını kendi kaynaklarından alın.
Taslakta karşılaştırın: Müşteri siparişindeki kodla alıcı ürün kodu alanını yan yana kontrol edin.
İstisnayı kaydedin: Birden fazla eşleşme veya eksik referans varsa otomatik tahminde bulunmayın.

Bu düzen Entegrino’da hazır bir modül bulunduğu iddiası değildir. Kullanılan sağlayıcı ve bağlantı için örnek taslak üzerinde hangi alanın taşındığı gösterilmelidir. Ekrandaki etiket ile aktarım dosyasındaki teknik alanın eşleşmesi ayrıca doğrulanmalıdır.

Kod değişince eski siparişin izini kaybetmeyin

Müşteri kendi ürün kodunu yenilediğinde değişikliğin hangi siparişlerden itibaren geçerli olduğunu belirleyin. Geçmiş siparişlerin kaynak referanslarını topluca değiştirerek eski belge ilişkisini bozmayın. Yeni eşleştirme için kontrol zamanı, bilgi kaynağı ve onayı kaydedin.

Bir sipariş yeniden aktarıldığında yeni müşteri kodunun geçmiş siparişe istemeden uygulanıp uygulanmadığını test edin. Beklenen davranışı önce yazılı tanımlayın. Gönderilmiş belgeyi değiştirme yöntemi bu kontrol akışının konusu değildir; burada gönderim öncesindeki taslağın doğruluğu sınanır.

İki müşteriyle kabul testi

Aynı ürün için iki farklı müşteri kodu doğru seçiliyor mu?
Alıcı kodu yanlışlıkla üretici kodu alanına taşınıyor mu?
Eksik eşleştirmede önceki müşterinin değeri kullanılıyor mu?
Kod güncellemesinden sonra eski sipariş referansı korunuyor mu?
Taslak satırı, müşteri siparişiyle yeniden eşleştirilebiliyor mu?

Tedarikçi tarafındaki kodları stok kartına bağlama ihtiyacı için yedek parça tedarikçi kodu eşleştirme rehberi tamamlayıcıdır. Tedarikçi eşleştirmesini alıcıya özel fatura referansının yerine kullanmayın.