Yedek parça satışında tedarikçi kodunu doğrudan iç stok kodu yerine kullanmayın. Üretici referansı, tedarikçinin ürün kodu ve işletmenizin stok kartı arasında açık bir eşleştirme tutun. Teklifte kabul edilen ürünün satın alma, mal kabul ve sevkiyat boyunca aynı kayıt üzerinden izlenmesini sağlayın.

Bu rehber otomotiv ve motosiklet yedek parça satıcıları için kayıt düzeni önerir. Bir parçanın belirli araca teknik olarak uygun olduğunu belirlemez. Uyumluluk değerlendirmesi için yetkili teknik bilgi ve güncel üretici kaynakları gerekir; kodların benzemesi tek başına uygunluk kanıtı değildir.

Üç kodun görevini ayırın

• Üretici referansı: Ürünü ilgili üretici bağlamında tanımlayan referans.
• Tedarikçi kodu: Satın alma yaptığınız firmanın katalog veya siparişinde kullandığı kod.
• İç stok kodu: Sizin teklif, depo ve satış kayıtlarınızı bağladığınız tanım.

Kodun yanında hangi firmaya ait olduğunu da saklayın. İki tedarikçinin aynı kısa kodu kullanması, aynı ürünü sattıkları anlamına gelmez. Eşleştirmeyi yalnızca kod metniyle değil, tedarikçi kimliğiyle birlikte değerlendirin.

Varsayımsal örnek: aynı kod, farklı kaynak

A tedarikçisinin X-10 kodlu ürünü işletmenizde ST-101 kartına bağlı olsun. B tedarikçisi de X-10 kodunu kullanıyor olsun; ancak ürününün marka ve paket içeriği farklı olsun. İçe aktarma yalnızca X-10 metnine bakarsa B firmasından gelen kayıt da yanlışlıkla ST-101 kartına bağlanabilir.

Önerilen kontrol, “A tedarikçisi + X-10” ile “B tedarikçisi + X-10” kayıtlarını ayrı değerlendirmektir. Bu örnek kodlar gerçek ürün referansı değildir. Amaç, kaynağı olmayan bir kod eşleştirmesinin stok miktarı ve sipariş doğruluğunu nasıl bozabileceğini göstermektir.

Eşleştirme tablosunda hangi bilgiler bulunmalı?

• Tedarikçi ve tedarikçi ürün kodu.
• İç stok kodu, marka ve ürün açıklaması.
• Varsa doğrulanmış üretici referansı.
• Satın alma birimi ve paket içindeki adet.
• Eşleştirmeyi kontrol eden kişi ve kontrol tarihi.
• Kaynak katalog, teklif veya ürün bilgisine erişim kaydı.

Bir kutunun içindeki adet değiştiğinde yalnızca açıklamayı güncellemek yeterli olmayabilir. Satın alma birimiyle depo biriminin dönüşümünü yeniden kontrol edin. Eski siparişin hangi paket içeriğiyle kabul edildiğini kaybetmeyin.

Tekliften mal kabule ilerleyen kontrol

1. Teklif satırına ürünün iç kodunu ve ayırt edici açıklamasını bağlayın.
2. Satın alma sırasında seçilen tedarikçi kodunun bu karta ait olduğunu doğrulayın.
3. Mal kabulde gelen ambalaj üzerindeki tanımla satın alma kaydını karşılaştırın.
4. Kod, marka veya paket içeriği farklıysa kaydı doğrudan mevcut karta eklemek yerine incelemeye ayırın.
5. Depo hazırlığında sipariş satırını güncel stok kartıyla eşleştirin.

Benzer görünen kutular ve kısa açıklamalar karışıklığı artırabilir. Çalışanların yalnızca ürün adına bakarak seçim yapmasını önlemek için hazırlama listesinde ayırt edici kodu görünür tutun. Bu öneri, kullanılan yazılımda belirli bir ekran veya barkod özelliğinin bulunduğu iddiası değildir.

Muadil teklif edildiğinde geçmişi koruyun

Talep edilen ürün yerine başka bir ürün teklif ediliyorsa ilk talep ile son kabul edilen ürünü ayrı kaydedin. Yeni teklifin kodu, fiyatı, miktarı ve müşteri onayı siparişe bağlı olsun. Müşterinin ticari onayını teknik uyumluluk doğrulaması yerine kullanmayın.

Stok kartının adını değiştirerek geçmiş satışların başka ürünmüş gibi görünmesine yol açmayın. Katalog kodu değişikliğiyle gerçekten farklı ürün teklifini ayırın. Teknik eşdeğerlik bilinmiyorsa kodları aynı karta birleştirmeden önce ilgili uzman doğrulamasını alın.

Sevkiyat ve iade incelemesinde iz sürün

Sevkiyatta kabul edilen teklif satırı, hazırlanan ürün ve stok çıkış kaydı arasında bağlantı kurun. Sonradan iade incelemesi açılırsa hangi tedarikçi koduyla alınan ürünün hangi siparişe gönderildiği bulunabilsin. Bu kayıt, tek başına iade kabul veya ret kararı oluşturmaz.

Kod eşleşmesi doğru olsa da tutar farkı kalabilir. Böyle bir durumda sipariş ve fatura tutarı kontrolünü ayrıca yapın. Ürün tanımı ve parasal eşleşme iki ayrı kontroldür.

Sık sorulan sorular

Farklı tedarikçi kodları tek stok kartına bağlanabilir mi?

Ürün kimliği ve paket içeriği doğrulandıktan sonra değerlendirilebilir. Farklı kodları yalnızca benzer açıklama nedeniyle birleştirmeyin.

Kodun başındaki sıfırlar silinebilir mi?

Kaynak referansın yazımını koruyun. Tabloya aktarım sırasında kodu sayıya çevirip bilgi kaybetmemeye dikkat edin.

Bu kontrol otomatik araç uyumluluğu sağlar mı?

Hayır. Bu bir ticari kayıt eşleştirme düzenidir; araç ve parça uyumluluğunun teknik doğrulaması ayrı yapılmalıdır.

18 Ekim 2026. Kodlar ve senaryo varsayımsaldır. Fotoğraf temsili depo ortamıdır; Entegrino için doğrulanmamış katalog veya teknik servis özelliği vaat edilmez.