e-Fatura Görüntüsünde Eksik Satır: XML ve Şablon Kontrolü

Ofiste bilgisayar ve evraklar üzerinde birlikte çalışan iki kişi — Temsili stok fotoğrafı: Pavel Danilyuk / Pexels. Görseldeki kişiler Entegrino müşterisi olarak tanıtılmamaktadır.

e-Fatura görüntüsünde bir ürün satırı görünmüyorsa hemen faturayı eksik düzenlenmiş kabul etmeyin. Önce aynı belgenin XML içeriğini yetkili teknik ekip veya sağlayıcı üzerinden kontrol ettirin. Satır elektronik kayıtta mevcutken görüntüleme şablonunda gizlenmiş olabilir. Görüntü sorunu ile belge verisi hatası farklı işlemler gerektirir.

XML ile görüntü neden farklı olabilir?

GİB’in e-Fatura Uygulaması Entegrasyon Kılavuzu bölüm 4.3, XML içindeki XSLT tanımının görüntüleme amacıyla kullanıldığını açıklar. XSLT görüntüsü ile fatura XML’i arasında içerik farkı olduğunda XML bilgilerinin esas alınacağını belirtir. Bu ayrım, ekranda görünmeyen satırın gerçekten belgede bulunup bulunmadığını araştırmayı gerekli kılar.

Örneğin şablondaki bir koşul belirli ürün kodlarını göstermiyor veya uzun ürün açıklaması sayfa düzeninde başka bir satırın üstüne taşıyor olabilir. Bunlar olası teknik nedenlerdir; dosya incelenmeden kesin hata nedeni olarak sunulmamalıdır.

Varsayımsal örnek: T-1330 sulama ekipmanı satışı

Bir tarım ekipmanı satıcısının siparişinde iki bağlantı aparatı ve bir hortum makarası bulunsun. Varsayımsal satır tutarları 800 TL ve 1.200 TL olsun; bu örnekte vergi hesabı yapılmıyor. Elektronik kayıtta iki satır ve toplam 2.000 TL görünürken müşteriye açılan görüntüde yalnızca 800 TL’lik aparat satırı yer alsın.

Müşteri toplamın neden 2.000 TL olduğunu sorduğunda satış ekibi 1.200 TL’lik farkı doğrudan fazla tahsilat saymamalıdır. Önce sipariş, elektronik belge ve görüntü ayrı ayrı karşılaştırılır. Hortum makarası XML içinde mevcutsa araştırma görüntüleme tarafına yönelir. XML içinde de yoksa artık yalnızca şablon sorunu denemez.

Kontrol sırası: aynı belgeyi karşılaştırın

Belge kimliğini sabitleyin: Fatura numarası ve ETTN/UUID ile müşterinin gördüğü görüntünün hangi belgeye ait olduğunu belirleyin. Eski taslak görüntüsünü son belgeyle karıştırmayın.
Kaynak siparişi alın: Ürün kodları, açıklamalar, adetler ve satır tutarlarını listeleyin. Aparat ile makara farklı satırlar olarak izlenmelidir.
Elektronik içeriği inceletin: Yetkili ekipten ilgili satırların XML içinde bulunup bulunmadığını ve değerlerini doğrulamasını isteyin. Yalnızca dosya adının doğru olması yeterli değildir.
Görüntüyü karşılaştırın: Aynı dosyanın kullanılan görüntüleme yöntemiyle nasıl açıldığını kaydedin. Sorunun tek bir görüntüde mi, farklı görüntüleyicilerde de mi oluştuğunu araştırın.
Sonucu sınıflandırın: Kaynak sipariş hatası, belge verisi hatası veya görüntüleme farkı için ayrı takip sonucu oluşturun.

İmzalı belgeyi elle düzeltmeyin

Bir satırı görünür yapmak için mevcut elektronik belgenin içeriğini metin düzenleyicide değiştirip aynı belgeymiş gibi kullanmayın. Sağlayıcıya belge referansı, beklenen satır ve görülen fark ile başvurun. Görüntüleme düzeltmesinin hangi yöntemle yapılacağını ve asıl kaydın nasıl korunacağını teknik ekip belirlesin.

Belge verisi gerçekten yanlışsa uygulanacak düzeltme süreci ayrıca değerlendirilmelidir. Bu rehber iptal veya iade için hukuki süre belirlemez. Sırf görüntüde satır görünmüyor diye yeni fatura oluşturmak, aynı satışın ikinci kez belgelenmesi riskini doğurur.

Destek kaydı kapanmadan önce

Belge kimliği ile sipariş referansı aynı destek kaydında bulunuyor mu?
Eksik görünen satırın XML kontrol sonucu yazıldı mı?
Düzeltilmiş görüntüde ürün, adet ve tutar yeniden kontrol edildi mi?
Müşteriye iletilecek açıklama doğrulanmış sonuca dayanıyor mu?
İşlemi yapan kişi ve kontrol zamanı kaydedildi mi?

Dosyanın arşivde hiç bulunamaması ayrı bir konudur. e-Fatura arşivinde belge bulma ve erişim kontrolü rehberi bu ihtiyacı ele alır. Buradaki akış Entegrino’da şablon düzenleme özelliği bulunduğu anlamına gelmez.