e-Faturada Ödeme Şekli ile Tahsilat Durumunu Ayırın

Ofiste bilgisayar ve evraklar üzerinde birlikte çalışan iki kişi — Temsili stok fotoğrafı: Pavel Danilyuk / Pexels. Görseldeki kişiler Entegrino müşterisi olarak tanıtılmamaktadır.

e-Faturaya ödeme şekli olarak havale bilgisi aktarılması, satış bedelinin tahsil edildiğini göstermez. Ödeme yöntemi, ödeme koşulu ve gerçekleşen tahsilatı ayrı kayıtlarla izleyin. Siparişten belgeye aktarımda bu alanlar karıştırılırsa cari bakiye kapanmış görünürken müşterinin borcu devam edebilir.

Belgedeki ödeme bilgisi neyi anlatır?

Turkcell e-Şirket resmi geliştirici belgesi, paymentMeansModel alanını ödeme şekli bilgileri, paymentTermsModel alanını ise ödeme koşulları için tanımlar. Bu alanların bulunması, banka hareketi veya ödeme kuruluşu tahsilat kaydının otomatik doğrulandığı anlamına gelmez.

Entegrasyon tasarımında “ödeme yöntemi doluysa ödendi yap” gibi bir kural kullanmayın. Siparişin ödeme seçimi müşterinin tercih ettiği yöntemi gösterebilir; tahsilat durumu ise ayrı kanıt ve eşleştirme gerektirir. Sağlayıcıya gönderilecek kodları kendi güncel teknik belgesinden doğrulayın, mağazadaki görünen yöntemin adını doğrudan teknik kod saymayın.

Varsayımsal örnek: E-1370 yemek masası satışı

Bir mobilya satıcısının toplam satış bedeli 24.000 TL olan yemek masası siparişi aldığını varsayalım. Müşteri havaleyi seçsin ve doğrulanmış ilk ödeme 6.000 TL olsun. İşletmenin takip kaydında kalan tutar 18.000 TL’dir. Burada vergi, belge düzenleme zamanı veya hukuki ödeme şartı hesabı yapılmıyor.

Aktarım sistemi “havale” seçimini “ödendi” sonucuna çevirirse 24.000 TL’lik satışın tamamı kapanmış görünebilir. Oysa doğrulanmış tahsilat yalnızca 6.000 TL’dir. Faturada ödeme yönteminin doğru görünmesi bu yanlış cari sonucu düzeltmez.

Mobilya satışında teslimat planlaması ve kalan ödeme takibi farklı ekiplerde yürütülebilir. CRM ekranındaki tek bir yeşil durum, muhasebe ve sevkiyat ekibine farklı anlamlar taşıyorsa açıkça adlandırılmış ayrı durumlar kullanılmalıdır.

Siparişten belgeye alan eşleştirme listesi

Ödeme yöntemi: Müşteri veya satış ekibinin seçtiği yöntem; ilgili sağlayıcı koduyla eşleştirilir.
Ödeme koşulu: İşletmenin onayladığı koşul; yöntem adından tahmin edilmez.
Doğrulanmış tahsilat: Kaynak hareket referansı ve tutarıyla ilişkilendirilir.
Kalan tutar: Onaylı satış ve tahsilat kayıtlarından hesaplanır; yalnızca fatura oluşturulduğu için sıfırlanmaz.
Belge referansı: Sipariş ile ilgili elektronik belgenin bağı korunur.

Kontrolü beş adımda yürütün

Siparişin ödeme yöntemi ile onaylı ödeme koşulunu ayrı okuyun.
Belgeye gidecek alanların doğru kaynaklardan geldiğini kontrol edin.
Tahsilat kaydını sipariş veya cari işlemle eşleştirin; yalnızca aynı tutarın bulunmasını yeterli saymayın.
Kısmi ödemeyi tam ödemeden ayırın. E-1370 örneğinde 6.000 TL tahsilat ve 18.000 TL bakiye birlikte görülebilmelidir.
Belge gönderim sonucunu, tahsilat ve sevkiyat durumlarından bağımsız kaydedin.

Tahsilat eşleştirmesinde belirsizlik varsa kaydı incelemeye ayırın. Müşteriden gelen ödeme bildirimi ile işletmenin doğruladığı hareketi aynı aşama saymayın. Bu kontrol otomatik banka entegrasyonu bulunduğunu varsaymaz; yetkili kişinin doğruladığı kayıtlarla da uygulanabilir.

Yeniden aktarım bakiyeyi değiştirmesin

Aynı sipariş yeniden işlendiğinde ödeme yöntemi tekrar taşınabilir. Bu olay yeni bir tahsilat oluşturmuş sayılmamalıdır. Kaynak hareket referansını koruyarak aynı 6.000 TL’nin ikinci kez eklenmesini önleyin. Ödeme yöntemi değişikliği de geçmişte doğrulanmış tahsilatın silinmesi için tek başına gerekçe değildir.

Test ortamında hiç ödeme yapılmamış, kısmen ödenmiş ve tamamen ödenmiş üç sipariş deneyin. Aynı ödeme yöntemini kullanan bu siparişlerin farklı tahsilat sonuçlarını koruduğunu doğrulayın. Belge durumlarının ayrıca izlenmesi için e-Fatura taslak kaydı ve gönderim kontrolü rehberine bakabilirsiniz.