e-Fatura Taslağı Oluştu Ama Gönderildi mi?

Ofiste bilgisayar ve evraklar üzerinde birlikte çalışan iki kişi — Temsili stok fotoğrafı: Pavel Danilyuk / Pexels. Görseldeki kişiler Entegrino müşterisi olarak tanıtılmamaktadır.

Entegratörde e-Fatura kaydının oluşması, belgenin gönderildiğini tek başına göstermez. Siparişin fatura işini kapatmadan önce kaydın taslak mı olduğunu, gönderim işleminin yapılıp yapılmadığını ve güncel sonucunu kontrol edin. Başarılı bir oluşturma yanıtını doğrudan “fatura gönderildi” mesajına çevirmek, müşterinin beklediği belgenin taslakta kalmasına yol açabilir.

Taslak oluşumu hangi durumda beklenen sonuçtur?

Turkcell e-Şirket’in resmi e-Fatura API kılavuzunda giden e-Fatura oluşturma modelindeki status alanı için 0 taslak, 20 kaydet ve gönder olarak açıklanır. Bu alana değer verilmezse kayıt taslak olarak oluşur. Bu davranış ilgili sağlayıcının belirtilen modeline aittir; başka entegratörlere aynı sayılar uygulanmamalıdır.

Buradaki kontrol, mevzuattaki belge düzenleme süresi hakkında bir öneri değildir. Teknik kayıt durumunun doğru yorumlanmasını amaçlar. Entegrino’nun bu sağlayıcıyla hazır bağlantısı bulunduğu da ileri sürülmez.

Varsayımsal örnek: K-1260 kamp ürünü siparişleri

Bir spor mağazası on iki kamp ürünü siparişini belge hazırlama kuyruğuna alsın. Aktarım on iki kayıt için başarılı oluşturma sonucu dönsün. Kontrolde sekiz kaydın gönderim sürecine geçtiği, dört kaydın ise taslakta kaldığı görülsün.

Yalnızca başarılı yanıt sayısını kullanan rapor “12 fatura tamamlandı” diyebilir. Oysa bu örnekte doğrulanmış bilgi, 12 kayıt oluştu; 4 kayıt hâlâ taslak şeklindedir. Diğer sekiz kaydın nihai sonucu da ayrıca incelenmelidir. Sekiz gönderim girişimini otomatik olarak sekiz teslim başarısı saymayın.

Dört taslağın ortak nedeni, yeni eklenen aktarım adımında durum alanının gönderilmemesi olabilir. Bu yalnızca araştırılacak bir olasılıktır. Gerçek neden, ilgili istek kaydı ve sağlayıcıdaki belge durumu karşılaştırılarak bulunmalıdır.

Siparişten belgeye üç ayrı kontrol noktası

Kayıt oluştu mu? Siparişle ilişkili belge kaydını bulun. Oluşturma sonucu, kayıt kimliği ve işlem zamanını saklayın.
Gönderim istendi mi? Taslağın inceleme için bilerek bekletilip bekletilmediğini kontrol edin. Gönderim planlandıysa bu adımın gerçekten çalıştığını doğrulayın.
Güncel sonuç ne? Sağlayıcının bildirdiği durumu okuyun. Taslak, işlemde, hata veya tamamlanmış sonuçları tek bir yerel etikete sıkıştırmayın.

Kamp sandalyesi, çadır ve uyku tulumundan oluşan siparişlerde depo hazırlığı ile belge işi farklı ekiplerde olabilir. Kolinin hazırlanmış olması belge gönderiminin kanıtı değildir. CRM ekranında “ürün hazır” ve “belge kontrolü bekliyor” bilgilerinin birlikte anlaşılabilmesi gerekir.

Eksik adımı tamamlamak için yeni belge açmayın

Taslak bulunduğunda ilk hareket aynı sipariş için yeni kayıt oluşturmak olmamalıdır. Önce mevcut kaydın bu siparişe ait olduğunu, tutar ve alıcı bilgilerinin doğru olduğunu doğrulayın. Sonra kullanılan sağlayıcının belgelenmiş işlem akışıyla mevcut kayıt üzerinde gereken adımı değerlendirin.

İlk denemenin sonucunu bilmeden ikinci bir oluşturma isteği göndermek, taslakta bekleme sorununa mükerrer kayıt riskini ekler. Kullanılan bağlantının gönderim adımını nasıl yürüttüğü teknik ekipçe doğrulanmalıdır; genel bir durum kodunu tahmin ederek canlı kaydı değiştirmeyin.

Gün sonu kontrol listesi

Belge hazırlanması beklenen sipariş sayısı ile oluşan kayıtlar eşleşiyor mu?
Her taslağın bekleme nedeni ve sorumlusu belli mi?
Gönderim adımı çalışmayan kayıtlar ayrı listeleniyor mu?
Başarılı oluşturma mesajı müşteriye gönderim bildirimi olarak mı yansıyor?
Tekrar denemeden önce mevcut kayıt aranıyor mu?
Gönderimden sonraki sonuç kontrolü tamamlandı mı?

Taslağın neden beklediğini yalnızca serbest metin notunda bırakmayın; takip eden kişinin hangi kontrolü yapacağını da belirtin. Gönderim gerçekleştikten sonraki aşama için e-Fatura gönderim ve teslim durumu kontrolü rehberi tamamlayıcıdır.