Elektronik ithalatında sağlıklı stok takibi, tedarik siparişini, yoldaki ürünleri, fiziksel depo girişini ve seri numaralarını birbirine bağlayarak kurulur. Tedarikçiye ödeme yapılmış olması, ürünlerin satılabilir stokta bulunduğu anlamına gelmez. Depoya ulaşan her cihaz da kontrol tamamlanmadan satışa hazır kabul edilmemelidir.

Telefon, bilgisayar bileşeni, küçük ev aleti ve güvenlik kamerası aynı ithalat dosyasında yer alabilir. Model, teknik varyant, aksesuar ve ambalaj içeriği ürün kartında açık değilse teslim alma sırasında adet doğru görünse bile yanlış ürün kabul edilebilir.

İthalat dosyasında ortak referans oluşturun

Tedarik siparişine tek bir dosya numarası verin. Tedarikçi kodu, ürün modeli, miktar, para birimi, kararlaştırılmış teslim şekli, beklenen geliş tarihi ve ödeme planı bu dosyada bulunsun. Taşıma ve gümrük belgelerini aynı referansla ilişkilendirmek, farklı ekiplerin aynı siparişi bulmasını kolaylaştırır.

Ürün adını tek başına eşleştirme anahtarı olarak kullanmayın. Benzer isimli cihazların bölgesel sürümü, bağlantısı veya kutu içeriği farklı olabilir. Satın alma kodu ile işletmenizdeki ürün kodu arasında açık bir eşleştirme tablosu tutun.

Sipariş edilen, gelen ve kullanılabilir miktar

Varsayımsal olarak 100 cihaz sipariş edildiğini, ilk partide 80 cihaz geldiğini ve beşinde inceleme gerektiren hasar bulunduğunu düşünelim. Siparişten beklenen miktar 20, fiziksel teslim alınan miktar 80, inceleme dışındaki kullanılabilir miktar 75’tir.

Hasarlı beş cihazı yok saymayın; bunlar depoda bulunur fakat serbest satışa açılmamalıdır. “Kontrol bekliyor” gibi ayrı bir stok durumu kullanın. Tedarikçiye eksik teslim veya hasar bildirimi yapılacaksa fotoğraf, koli bilgisi ve cihaz seri numarasıyla dosyayı destekleyin.

Döviz ödemesini ürün miktarından ayrı izleyin

Örnek olarak 10.000 USD tutarlı sipariş için önce 3.000 USD, ardından 7.000 USD ödendiğini düşünelim. Tedarikçiye olan sipariş bedeli kapanmış olabilir; ancak taşıma veya diğer ilgili giderler henüz kesinleşmemiş olabilir. Bu nedenle “tedarikçi ödendi” ve “maliyet dosyası tamamlandı” farklı durumlardır.

Her döviz hareketinde para birimi, döviz tutarı, tarih, banka referansı ve TL karşılığının hangi esasa göre kaydedildiği bulunmalıdır. Tek bir bugünkü kurla tüm geçmiş ödemeleri yeniden hesaplamak, gerçekleşen nakit çıkışını açıklamaz. Muhasebe değerlemesi ve vergi uygulamasını mali müşavirinizle, gümrük işlemlerini ilgili uzmanla yürütün.

Seri numarası kontrol listesi

• Model ve ürün kodu tedarik siparişiyle eşleşiyor mu?
• Seri numarası okunabilir ve mükerrerlikten arınmış mı?
• Seri numarası hangi depo girişine bağlandı?
• Kutu içeriği ve fiziksel durum kontrol edildi mi?
• Kontrol bekleyen cihazlar satıştan ayrıldı mı?
• İade geldiğinde ilk satışa geri bağlantı kurulabiliyor mu?

Seri numarası takibi, bir cihazın yaşam döngüsünü izlemenizi sağlar; ancak ürünün tüm teknik veya mevzuat uygunluğunu tek başına kanıtlamaz. Bu kontrolleri tedarik dosyanızın ayrı aşamalarında tutun.

Entegrino bağlantısını doğru kapsamda kurun

Entegrino’nun satış ve stok yönetimini incelerken mevcut ithalat kayıtlarınızdan hangi alanların aktarılacağını belirleyin. Seri numarası, dövizli cari hesap ve depo durumları desteğini örnek veriyle doğrulatın. Gümrük beyannamesi veya ithalat mevzuatı modülü bulunduğunu varsaymayın.

Sık sorulan sorular

Yoldaki ürünü satış stokuna eklemeli miyim?

Yoldaki miktarı ayrı göstermek daha açık bir takip sağlar. Satış taahhüdü verirken gerçek teslim tarihini ve tedarik riskini ayrıca değerlendirin.

Hasarlı ürün fiziksel stokta görünmeli mi?

Evet, fakat satılabilir stoktan ayrılmalıdır. Böylece depo sayımı ve satış ekranı farklı amaçlarını korur.

Farklı para birimlerini tek bakiyede izleyebilir miyim?

Önce her para biriminin hareketlerini ayrı tutun. Toplu raporda kullanılan dönüşüm esasını açıkça belirtin.