Gelen e-Faturanın okunmuş olması, muhasebe sisteminde karşılığının oluştuğunu kanıtlamaz. Eksik aktarım kontrolünü yalnızca “okunmamış belgeler” üzerinden yaparsanız, bir çalışanın görüntülediği ancak henüz işlenmemiş faturayı gözden kaçırabilirsiniz. Belge kimliği ile hedef kayıt referansını karşılaştırın.

Okuma, işleme ve kayıt durumlarını ayırın

Turkcell e-Şirket’in e-Fatura API modelinde gelen belgeler için okuma bilgisini taşıyan isRead alanı bulunur. Muhasebe API modelinde ise işlem ve muhasebeleşme durumları ayrı alanlarla gösterilir. Bunlar sağlayıcıya ait teknik model örnekleridir; her uygulamanın aynı alan adlarını kullandığı varsayılmamalıdır.

İşletmenin kontrol tablosu da bu ayrımı korumalıdır. “Belge görüldü”, “aktarım denendi” ve “hedef kayıt doğrulandı” için tek bir tamamlandı işareti kullanmak, bekleyen işi gizleyebilir. Aktarım sonucunun hangi kanıtla tamamlanmış sayılacağını ekipler birlikte belirlemelidir.

Varsayımsal örnek: A-1440 ambalaj alımı

Bir toptan sarf satıcısı karton kutu, streç film ve kâğıt bardak tedarikçileriyle çalışıyor olsun. Satın alma çalışanı fiyatları kontrol etmek için gelen faturaları açar. Muhasebe ekibi ise ayrı bir aktarım süreciyle bu belgelerin hedef kayıtlarını oluşturur.

A-1440 kontrol grubunda 30 gelen belgenin 24’ünün okunmuş olduğunu varsayalım. Okunmuş belgelerin 20’si hedef sistemde doğrulanmış, 4’ü ürün veya cari eşleştirmesi bekliyor olsun. Kalan 6 okunmamış belge için de hedef kayıt bulunmadığı ayrıca doğrulanmış olsun.

Yalnızca okunmamışları sayan rapor 6 bekleyen iş gösterir. Gerçek kontrol listesi ise 4 + 6 = 10 belgedir. Bu örnekte dört kayıt raporun dışında kalmıştır. Sayılar varsayımsaldır; önemli olan okuma durumuyla hedef kayıt durumunu birbirinden bağımsız ölçmektir.

Eksik aktarım listesini nasıl kurarsınız?

1. Belge kapsamını belirleyin: Doğru firma hesabı ve kontrol edilecek dönem için gelen belgeleri listeleyin. Okundu filtresiyle kapsamı gereksiz yere daraltmayın.
2. Belge kimliğini eşleştirin: ETTN ve ilgili belge bilgileriyle hedef kayıt karşılığını arayın. Yalnızca tedarikçi adı veya aynı tutar üzerinden karar vermeyin.
3. Sonucu üçe ayırın: Hedef kaydı doğrulananlar, hiç aktarılmamış olanlar ve hata ya da eşleştirme bekleyenler ayrı listelensin.
4. Bekleme nedenini yazın: Ambalaj birimi, tedarikçi kartı veya eksik ürün eşleştirmesi gibi somut nedeni kaydedin. “Okundu” bir hata çözüm açıklaması değildir.
5. İşlem sonrası doğrulayın: Hedef kayıt referansı, belge tutarı ve ilgili firma doğruysa kontrol satırını kapatın. Tekrar denemenin ikinci kayıt oluşturmadığını da inceleyin.

Ambalaj birimleri neden ayrıca kontrol edilmeli?

Tedarikçinin “koli” olarak yazdığı miktar işletmenin stok kartında “adet” olabilir. Çalışan faturayı görüntüleyip farkı görmüş olsa da doğru eşleştirme henüz tamamlanmamış olabilir. İnceleme notu, hangi satırın neden beklediğini açıklamalıdır; burada herhangi bir otomatik birim dönüşümü varsayılmamalıdır.

Belge alımı, malın fiziksel kabulü ve muhasebe kaydı da aynı olay değildir. Depoda sayım tamamlanmış görünmesi, ilgili e-Faturanın hedef sistemde kaydedildiğinin yerine geçmez. Kontrol dosyasında her aşamanın kendi referansını tutmak, ekipler arasındaki sorumluluğu netleştirir.

Gün sonu kontrol listesi

• Okunmuş fakat hedef kayıt referansı boş belgeler listelendi mi?
• Aktarım hatası için sorumlu kişi ve açıklama var mı?
• Hedefte bulunan kayıt doğru firma ve belgeyle eşleşiyor mu?
• Tekrar aktarım öncesinde mevcut kayıt kontrol edildi mi?
• Tamamlanan işlemin doğrulama zamanı kaydedildi mi?

Kimlik alanlarının karışması da eşleştirmeyi bozabilir. ETTN, fatura numarası ve ERP referansı ayrımı rehberi bu kontrolü ayrıntılandırır.

Sık sorulan sorular

Okundu işaretini kaldırmak eksik kaydı düzeltir mi?

Hayır. Hedef kayıt yoksa aktarımın veya eşleştirmenin nedeni ayrıca çözülmelidir.

Başarılı aktarım mesajı yeterli mi?

Hedef kayıt referansını ve belge eşleşmesini de doğrulayın. Mesajın hangi işlem aşamasını ifade ettiğini bilmek gerekir.

Entegrino muhasebe kaydını otomatik oluşturur mu?

Bu yazı muhasebe modülü veya hazır bağlantı vaat etmez. Kullanılan uygulamaların kapsamı ve aktarım sonucu ayrıca doğrulanmalıdır.

Kaynak kontrolü: 2 Kasım 2026. A-1440 ve sayılar varsayımsaldır. Vergi süresi veya kayıt yükümlülüğü hakkında kural verilmemiştir. Fotoğraf temsili ofis ortamıdır; kişiler Entegrino müşterisi değildir.