Güvenlik sistemi servislerinde sağlıklı kayıt, müşteri talebini, sahadaki cihazı, kullanılan parçayı, işçiliği ve tahsilatı tek iş emrine bağlayarak kurulur. “Kamera çalışmıyor” notu başlangıç için yeterli olabilir; fakat iş tamamlandığında yapılan işlemi ve ücretin nasıl oluştuğunu açıklayamaz.

Kurulum, bakım ve arıza müdahalesini ayrı iş türleri olarak izleyin. Yeni cihaz satışıyla müşterinin mevcut cihazına yapılan müdahale aynı süreç değildir. Teklif ve servis onayını buna göre hazırlayın.

Servis kabulünde hangi bilgiler alınmalı?

Müşterinin ticari bilgileri, hizmet adresi, ilgili kişi, cihaz modeli, varsa seri numarası ve bildirilen sorun iş emrinde bulunsun. İşletmenin birden fazla şubesi varsa hizmet adresini fatura adresinden ayırın. Böylece sonraki müdahalede hangi cihazın hangi lokasyonda olduğu anlaşılır.

Teknisyenin tespit ettiği durumu müşterinin ilk bildiriminden ayrı kaydedin. “Görüntü yok” şikâyetinin nedeni kamera, güç kaynağı, kablo veya kayıt cihazı olabilir. İnceleme tamamlanmadan parça değişikliğini kesin işlem gibi kaydetmeyin.

Parça stoktan çıkınca iş emrine bağlanmalı

Servis aracına malzeme verilmesi ile malzemenin müşteride kullanılması farklı hareketlerdir. Depodan araca çıkan adaptör, henüz belirli bir işte tüketilmemiş olabilir. Kullanılan, geri dönen ve arızalı çıkan parçaları ayırın.

Bir teknisyenin haftalık araç stoğu kontrolünde başlangıç miktarı, araç girişleri, işlerde kullanılan miktar ve depoya iadeler birlikte değerlendirilmelidir. Açıklanamayan fark varsa önce eksik iş emri veya kayıtsız transfer olup olmadığını araştırın.

Servis bedeli ve tahsilat örneği

Vergi hesabı içermeyen varsayımsal bir hizmette müşterinin kabul ettiği parça bedeli 1.200 TL, işçilik 800 TL ve ulaşım bedeli 300 TL olsun. Toplam hizmet bedeli 2.300 TL’dir. Daha önce 1.000 TL ödeme alındıysa kalan tahsilat 1.300 TL olur.

Parça satış bedeli, parçanın işletmeye maliyeti değildir. Servis kârlılığını ayrıca hesaplayacaksanız gerçek parça maliyetini, çalışma süresini ve ilgili giderleri kullanın. Aynı iş için ikinci ziyaret gerekirse nedenini ve ek maliyeti ilk iş emriyle ilişkilendirin.

Servis kapanış kontrol listesi

• Müdahale edilen cihaz ve lokasyon doğru mu?
• Değiştirilen parça ve kullanılan miktar kayıtlı mı?
• Müşterinin kabul ettiği kapsamla tamamlanan iş uyumlu mu?
• Yapılan iş ve test sonucu servis raporunda yer alıyor mu?
• Belge ve ödeme bilgisi iş emrine bağlandı mı?
• Takip gerektiren konu veya ikinci ziyaret var mı?

İş emrine operasyon için gerekmeyen kamera görüntülerini veya erişim şifrelerini eklemeyin. Servis kaydı yapılan işi açıklamalıdır; müşterinin sistemine erişim bilgileri için kurumunuzun ayrı yetki yönetimini kullanın.

Entegrino ile satış ve belge tarafını inceleyin

Entegrino e-Fatura çözümünde parça ve işçilik satırlarının nasıl düzenlendiğini örnek bir servis işlemiyle değerlendirin. Saha servis iş emri, teknisyen planlama ve seri numarası özelliklerinin kapsamını ayrıca doğrulayın. Fotoğraf genel elektronik servis ortamını temsil eder.

Sık sorulan sorular

İş tamamlandıysa tahsilat da kapanmış mıdır?

Hayır. Teknik kapanış ve ödeme durumu ayrı tutulmalıdır. Tamamlanan bir servis için henüz tahsil edilmemiş bakiye bulunabilir.

Araç stoğu neden ayrı izlenir?

Malzeme ana depoda olmasa da işletmeye aittir. Hangi araçta bulunduğu ve hangi işte kullanıldığı izlenirse sayım daha anlaşılır olur.

Tekrar arızayı yeni kayıt mı yapmalıyım?

Yeni müdahaleye ayrı kayıt açıp önceki iş emrine bağlamak, geçmiş işlemleri ve tekrar nedenini birlikte görmeyi sağlar.