İmalat firmalarında kısmi sevkiyat takibi için sipariş miktarı, üretimden çıkan miktar, sevk edilen miktar ve faturalanan miktar ayrı tutulmalıdır. Bunları tek bir “tamamlandı” işaretine indirgemek, depoda bulunan ürünle müşteriye teslim edilen ürünü birbirine karıştırır.

Özellikle aynı siparişin farklı günlerde teslim edildiği işlerde sevkiyat numarası ortak referans olmalıdır. Satış, depo ve finans ekibi aynı referansı kullanırsa her bölümün tuttuğu listeyi yeniden yorumlamak gerekmez.

Dört farklı miktarı birbirinden ayırın

Sipariş edilen miktar müşteriye verilen taahhüttür. Üretimi tamamlanmış miktar, satışa veya sevke hazır bulunabilir; fakat kalite kontrolü ya da müşteri için ayrılmış stok nedeniyle tamamı serbestçe satılamayabilir. Sevk edilen miktar fiziksel çıkışı, faturalanan miktar ise düzenlenen ticari belgeyle ilişkiyi gösterir.

İşletmede rezervasyon mantığı varsa siparişe ayrılan ürünleri serbest stoktan ayırın. Hasarlı veya kalite kontrolü bekleyen ürünler de kullanılabilir stokla karışmamalıdır. Böylece satış ekibi yalnızca depo toplamına bakarak yeni teslim sözü vermez.

100 adetlik sipariş örneği

Varsayımsal olarak 100 adet sipariş aldığınızı, 70 adedi tamamladığınızı ve bunların 40 adedini sevk ettiğinizi düşünelim. İlk sevkiyatla ilişkili belgelerde de 40 adet bulunduğunu varsayalım.

Burada kalan 60 adedin tamamı üretim beklemiyor: 30 adedi hazır, 30 adedi henüz tamamlanmamış. Bu ayrım teslim tarihi planlaması için kritiktir. Tablo yalnızca operasyon eşleştirmesini açıklar; fatura düzenleme zamanı için hukuki kural oluşturmaz.

Belge eşleştirmesi nasıl yapılır?

1. Müşteri sipariş numarasını işletme içindeki sipariş kaydıyla ilişkilendirin.
2. Her kısmi çıkışa ayrı sevkiyat referansı verin.
3. Ürün kodu, birim ve miktarı depo çıkışında kontrol edin.
4. İlgili teslim ve fatura belgelerini sevkiyat referansına bağlayın.
5. Açık kalan miktarı ve tahsilat durumunu ayrı raporlayın.

Bir siparişin kilogramla, üretim listesinin adetle, fatura satırının paketle tutulması mümkündür. Ancak dönüşüm oranı açık değilse üç kayıt doğru görünürken toplamlar uyuşmayabilir. Birim dönüşümünü kayıt aşamasında çözün; ay sonundaki mutabakata bırakmayın.

İade geldiğinde siparişi baştan açmayın

İade veya kalite sorunu oluştuğunda hareketi ilk sevkiyatla ilişkilendirin. İadenin fiziksel dönüşü, yeniden kullanılabilirlik değerlendirmesi, müşteriye yapılacak telafi ve belge işlemleri farklı aşamalardır. “İade geldi” notu bunların hepsinin bittiği anlamına gelmez.

Haftalık olarak sevk edilip eşleşmesi tamamlanmamış kayıtları ve uzun süredir hazır bekleyen siparişleri inceleyin. Birincisi belge akışında, ikincisi tahsilat, taşıma veya müşteri kabul sürecinde tıkanma gösterebilir.

Entegrino ile satış operasyonunu değerlendirme

Entegrino kendisini çok kanallı satış yönetimi olarak konumlandırır. Üretim planlama sisteminizden satış ve depo akışına hangi bilgilerin aktarılacağını belirleyin; reçete veya MRP işlevini varsaymayın. Belge uygulamalarının güncel kaynakları için GİB e-Belge sayfasını kullanın.

Sık sorulan sorular

Üretilen ürün otomatik olarak satılabilir mi?

Kalite kontrolü, rezervasyon ve teslim koşulları sonucu etkiler. Tamamlanan üretim ile serbest satılabilir stok ayrı değerlendirilmelidir.

Kısmi sevkiyat siparişi kapatır mı?

Hayır. Teslim edilen ve açık kalan miktarlar sipariş üzerinde birlikte izlenmelidir.

En faydalı ortak anahtar hangisidir?

Sipariş ve sevkiyat referansının birlikte tutulması, miktar ve belge kontrolünde güçlü bir başlangıç sağlar.