Shopify Taslak Siparişlerinde Teklif ve Stok Rezervasyonu

Ofiste bilgisayar ve evraklar üzerinde birlikte çalışan iki kişi — Temsili stok fotoğrafı: Pavel Danilyuk / Pexels. Görseldeki kişiler Entegrino müşterisi olarak tanıtılmamaktadır.

Shopify’da bir toplu teklifi taslak sipariş olarak kaydetmek, ürünlerin o müşteri için ayrıldığını tek başına göstermez. Satış ekibi teklif durumunu, stok rezervasyonunu ve rezervasyonun bitişini ayrı izlemelidir. CRM’de “teklif gönderildi” yazması, depoya sevkiyat talimatı vermek için yeterli değildir.

Taslakta görünmek ile rezerve olmak arasındaki fark

Shopify’ın resmî taslak sipariş rehberine göre rezervasyon yapılan miktar Committed durumuna geçer ve diğer müşteriler tarafından satın alınamaz. Rezervasyon yapılmadığında miktar Available olarak kalır. Üründe stok takibinin etkin olması gerekir; rezervasyon için bitiş tarihi ve saati seçilir.

Bu davranış Shopify içindeki stok durumunu açıklar. Harici CRM veya depo yazılımının aynı bilgiyi aldığını ayrıca doğrulamak gerekir. Bağlantının yalnızca taslak başlığını ve toplam tutarını aktarması, rezervasyon takibi sağladığı anlamına gelmez.

Kırtasiye teklifinde hangi ürün ayrılıyor?

Bir şirket eğitim toplantısı için defter ve kalem isteyebilir. Satış temsilcisi fiyat teklifini hazırlarken aynı defterin farklı kapak rengi veya sayfa sayısını birbirine karıştırmamalıdır. CRM teklif satırında kullanılan ürün açıklaması, Shopify varyantı ve depodaki ürün kodu birlikte kontrol edilmelidir.

Özellikle müşteri “mavi yerine siyah kapak olsun” dediğinde yalnızca teklif PDF’sini değiştirmek yetersiz kalabilir. Ayrılan miktarın hangi varyanta bağlı olduğu tekrar incelenmelidir. Eski ürün için ayırma kaydı bırakıp yeni ürün için de rezervasyon oluşturmak, iki ayrı stoğu gereksiz yere bloke edebilir.

Varsayımsal örnek: K-820 toplu defter teklifi

Başlangıçta satışa uygun 60 adet aynı varyant defter bulunduğunu, başka ayırma veya stok hareketi olmadığını varsayalım. K-820 teklifinde 20 adet isteniyor. Taslak için bu 20 adet rezerve edilmişse diğer satışlara açık miktarın 40 olması beklenir. Yalnızca teklif tutarını hesaplayan CRM’nin hâlâ 60 göstermesi, kontrol edilmesi gereken bir veri farkıdır.

Burada depodaki fiziksel defter sayısı 60 kalabilir. Ayrılmış miktarı fiziksel stoktan çıkmış gibi göstermek, teslim edilmemiş ürünleri sevk edilmiş sanmaya yol açar. İşletme raporunda “rafta bulunan”, “ayrılmış” ve “diğer müşterilere sunulabilir” miktarların anlamını açıkça tanımlayın.

Tekliften depoya önerilen iş akışı

Talebi kaydedin: Müşteri, ürün varyantı, adet ve istenen teslim tarihini teklif referansına bağlayın.
Ayırma kararı verin: Her fiyat sorusu için stok bloke etmeyin. Hangi tekliflere rezervasyon uygulanacağını satış ve depo ekipleri birlikte belirlesin.
Sonucu doğrulayın: Taslak referansı, ayrılan miktar ve bitiş zamanı kaynak sistemde kontrol edilsin.
CRM’ye ayrı alanlarla taşıyın: Teklif aşaması ile rezervasyon durumu birbirinin yerine kullanılmasın; son kontrol zamanı görünsün.
Sevkiyatı ayrıca onaylayın: Müşteri kabulü, işletmenin ödeme koşulları ve hazırlanacak ürünler kontrol edildikten sonra depo işi açılsın.

Bu adımlar bir süreç tasarımı önerisidir; Entegrino’da hazır Shopify bağlantısı, otomatik rezervasyon aktarımı veya belirli CRM alanlarının bulunduğu iddia edilmez.

Süre dolduğunda eski teklife güvenmeyin

Rezervasyon bitişi için bir sorumlu ve kontrol listesi belirleyin. Müşteri geç yanıt verdiğinde önce güncel miktarı okuyun; eski teklif üzerindeki “ayrıldı” notunu teslim sözüne dönüştürmeyin. Süre uzatılacaksa yeni karar ve kaynak sistemdeki sonuç birlikte kaydedilsin.

Entegrasyon testi için kısa süreli bir örnek rezervasyon oluşturup süre öncesi ve sonrası Shopify ile CRM kayıtlarını karşılaştırın. CRM güncellenmiyorsa kayıt incelemeye alınmalı; eski ayırma bilgisinin satış temsilcisine güncelmiş gibi gösterilmesi önlenmelidir. Testte başka stok hareketi olmadığından emin olun.

Kabul kontrol listesi

Taslak referansı CRM teklifine bağlı mı?
Ürün kodu ve varyant iki sistemde aynı mı?
Rezervasyon miktarı ile teklif miktarı ayrı okunabiliyor mu?
Bitiş zamanı saat dilimiyle birlikte anlaşılır mı?
Varyant değişikliği ve vazgeçilen teklif senaryoları denendi mi?
Depo, taslak kaydını doğrudan sevkiyat emri sanıyor mu?

Birden fazla kanalda fiziksel stok paylaşımı için Shopify’da çift satış kontrolü yazısı tamamlayıcıdır. Buradaki toplu teklif sürecinde asıl karar, ürünün hangi teklif için ve ne zamana kadar ayrıldığıdır.