Kişiye Özel Hediye Siparişi İptalinde Stok Kontrolü

Depodaki kutuların bulunduğu rafların yanında çalışan iki kişi — Temsili stok fotoğrafı: Centre for Ageing Better / Pexels. Görseldeki kişiler Entegrino müşterisi olarak tanıtılmamaktadır.

Kişiye özel hediye siparişi iptal edildiğinde sistemde geri gelen stok miktarını fiziksel ürünle karşılaştırın. Üzerine isim basılmış bir kupa, boş kupa ile aynı satışa uygunlukta değildir. Siparişin iptal olması üründeki kişiselleştirmeyi geri almaz; stok, ödeme ve müşteri iletişimi ayrı ayrı kapatılmalıdır.

WooCommerce iptalinde hangi miktar geri geliyor?

WooCommerce’in resmi sipariş durumları belgesi, stok yönetimi açıksa Cancelled durumundaki sipariş satırlarının stoklarının mağaza envanterine geri döndüğünü belirtir. İptal edilen sipariş ayrıca para iadesi gerektirebilir. Dolayısıyla durum değişikliği tek başına ürünün yeniden satılabileceğini veya müşteriye para gönderildiğini kanıtlamaz.

Kullanılan ödeme ve stok eklentilerinin davranışı ayrıca denenmelidir. Aşağıdaki akış bir operasyon önerisidir; WooCommerce çekirdeğinin kişiselleştirilmiş ürünün fiziksel durumunu kendiliğinden tanıdığı varsayılmaz.

Varsayımsal örnek: H-1250 isimli kupa siparişi

Bir hediyelik işletmesinin aynı ürün kartında 20 boş kupa izlediğini varsayalım. H-1250 siparişi için 4 kupa ayrılıp stoktan düşülür ve satışa açık kayıt 16 olur. Ekip dört kupaya müşteri isimlerini basar. Ardından sipariş için iptal işlemi yapılır ve miktar tekrar 20 görünür.

Raflarda toplam 20 kupa bulunması, yeni müşteriye sunulabilecek 20 boş kupa olduğu anlamına gelmez. Örnekte 16 boş, 4 kişiselleştirilmiş kupa vardır. Bu dört ürün başka sipariş için uygunluk kontrolü yapılmadan boş kupa stoğuna eklenirse, yeni satış sırasında eksiklik ortaya çıkar.

Bu örnek iptalin hukuki koşullarına ilişkin bir değerlendirme değildir. İşletmenin iptal kararından sonra ürün ve kayıtların nasıl kontrol edileceğini ele alır.

İptal kararından stok kapanışına beş adım

Hazırlık aşamasını bulun: Sipariş yalnızca sırada mı, baskıya alındı mı, paketlendi mi? İş emri veya hazırlık notunu sorumlu kişiyle doğrulayın.
Ürünü fiziksel olarak ayırın: İsim yazılmış ürünleri boş ürün rafına bırakmayın. Sipariş numarasıyla etiketlenmiş ayrı bir bekleme alanı kullanın.
Stok hareketini kontrol edin: İptalin hangi ürün kartına kaç adet döndürdüğünü kaydedin. Aynı miktarı başka sistemin de geri ekleyip eklemediğini inceleyin.
Satışa uygunluğu kararlaştırın: Boş ürün, kişiselleştirilmiş ürün ve inceleme bekleyen ürün miktarlarını ayırın. Kullanılan yazılımın desteklediği kayıt yöntemiyle satışa açık miktarı doğrulayın.
CRM kaydını kapatın: Müşteri talebi, ürünün bulunduğu yer ve ödeme işleminin sonucu aynı siparişle ilişkilendirilsin.

İki sistem aynı dört kupayı geri eklemesin

Mağaza iptal nedeniyle dört adet ekledikten sonra depo ekibi aynı iptal için manuel dört adet daha eklerse kayıt 24’e çıkabilir. Bunun önüne geçmek için stok hareketinin kaynağı ve işlem kimliği tutulmalıdır. “İptal edildi” notunu gören her ekip yeni bir stok hareketi oluşturmamalıdır.

İptali tekrar açıp kapatmayı stok düzeltme yöntemi olarak kullanmayın. Önce mevcut hareketleri okuyun; düzeltme gerekiyorsa nedeni, miktarı ve sorumlusu belli olan kontrollü bir kayıt oluşturun. Ödeme tarafındaki ayrı kontroller için WooCommerce’de para iadesi ve stok ayrımı yazısına bakabilirsiniz.

Vardiya sonunda kullanılabilecek kontrol listesi

İptal edilen kişiselleştirilmiş siparişler hazırlık ekibine ulaştı mı?
Ürünler sipariş numarasıyla bulunabiliyor mu?
Boş ürün sayısı satışa açık kayıtla eşleşiyor mu?
Otomatik stok dönüşü sonrasında ikinci bir manuel ekleme yapıldı mı?
Müşteriye gönderilen mesaj gerçek ödeme sonucuyla uyumlu mu?
İnceleme bekleyen ürün için karar verecek kişi belli mi?

Hediyelik ürünlerde teslim tarihi kadar isim, renk ve mesaj doğruluğu da önemlidir. Ancak müşteriye ait kişisel mesajı herkesin gördüğü genel stok açıklamasına taşımayın; hazırlık için gereken bilgiyi ilgili sipariş kaydında tutun. Bu rehber Entegrino’nun üretim veya kişiselleştirme modülü sunduğu iddiasını içermez.